Cómo hacer que un documento de Word sea accesible y legible para todos

¿Cuáles son los trucos para hacer un documento de Word bien hecho y legible para todos con subtítulos, tabla de contenido, videos y encabezados?

Muchos usuarios cometen el error de usar Word como uno simple hoja de una máquina de escribir virtual: por eso se limitan a escribir solo el texto, usan solo dos títulos aquí y allá y se detienen, explotando solo una pequeña parte del potencial de un programa tan poderoso y completo. Si nuestras necesidades son estas, también podríamos usar una herramienta gratuita como WordPad o Escritor de LibreOffice! Si, por el contrario, necesitamos crear un documento profesional para entregarlo al jefe de oficina, al profesor o un informe de cierta importancia, es fundamental crear un documento Word perfecto y accesible para todos, de manera que destacan entre la masa de quienes usan Word de una manera extremadamente limitada.

En la siguiente guía te mostraremos todos los trucos que puedes usar para hacer que un documento de Word sea perfecto: al final todos querrán leerlo, todos querrán copiarlo y de ahora en adelante intentarán dejarnos la tarea de redactar documentos Word a nosotros, que rápidamente nos hemos convertido en los verdaderos profesionales del procesador de textos.

Crear un documento de Word del que todo el mundo está hablando no es ni siquiera complicado, ya que las herramientas ya están integradas en el programa de Office: solo tenemos que aprender a utilizarlo correctamente. Si aún no tenemos Word o Microsoft Office instalado en nuestra computadora, lea nuestra guía Cómo descargar Microsoft Office legalmente.

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    Genere subtítulos y texto alternativo para imágenes

    Cuando agregamos una imagen al documento te aconsejamos que siempre agregues la leyenda descriptiva o generes automáticamente un texto alternativo, para que podamos describir bien qué contiene la imagen y cuál es su propósito dentro del texto. Para agregar o generar texto alternativo para imágenes, haga clic con el botón derecho en la imagen agregada en Word y haga clic en los elementos Insertar título Y Editar texto alternativo.

    Insertamos en ambos una bonita descripción del objeto o tema en la foto, usando los campos de texto que se abrirán (para los subtítulos podemos usar las etiquetas predefinidas o crear etiquetas personalizadas). El uso de texto alternativo también es útil para hacer accesible el documento a personas ciegas, que utilizan un lector de texto de audio (que también lee las imágenes, que se traducirán en texto leído gracias al texto alternativo). Si no sabemos qué texto ingresar, podemos presionar el botón Generar automáticamente una descripción para usar la inteligencia artificial de Microsoft para ese propósito.

    Para saber más podemos leer nuestra guía. Cómo agregar imágenes o videos a Word.

    Incluir videos y subtítulos

    Un hermoso documento de Word no solo incluye imágenes, sino que también puede contener un video presente en servicios en línea como YouTube. Para agregar un video de YouTube al documento, presione en la parte superior del menú insertar, pulsamos sobre la opción Video en línea y use el campo de búsqueda junto a YouTube para buscar el video deseado.

    Alternativamente, siempre podemos insertar el código de inserción en el campo dedicado, de modo que se pueda ver directamente dentro de la hoja de Word. Si queremos agregar subtítulos al video, simplemente aprovecha los que ya están presentes en el video de YouTube o los generados automáticamente por Google, como también se ve en la guía. Lea los subtítulos en italiano de los videos en Youtube.

    Construya sus documentos con una estructura lógica

    Los errores más frecuentes en los documentos de Word son sin duda los títulos en negrita y un uso descoordinado y sin sentido de los encabezados y títulos, que llevan a los documentos de Word a comunicar desorden en cualquiera que los lea. Para crear documentos de calidad profesional, recordemos generar una estructura lógica para nuestros documentos, como el que se muestra a continuación:

    • Título 1 (Título 1)
    • Título 2 (Título 2)
    • Título 3
    • Título 3
    • Título 2 (Título 2)
    • Título 3

    Los títulos 1 deben usarse solo una vez y nunca repetirse en el documento, mientras que también es posible insertar dos títulos 2 pero solo si tenemos que cambiar completamente el tema. Para realizar los capítulos de los temas individuales. en su lugar usamos muchos títulos 3, que se adaptan bien a todas las situaciones y son fáciles de entender, además de dar un orden realmente agradable al texto que estamos realizando.

    Otras recomendaciones que siempre son válidas para documentos de texto son: no insertar una imagen antes o después de una lista con viñetas, no terminar un capítulo con una lista con viñetas y no abusar del contenido multimedia; si queremos usar solo imágenes y videos es mejor usar PowerPoint, como se ve en nuestra guía Cómo agregar imágenes y videos a PowerPoint.

    Utilice estructuras y encabezados de tabla simples

    Si hemos insertado una tabla en el documento de Word, podemos hacerla comprensible y accesible para todos presionando en la parte superior del menú. Diseño y activando la voz Línea de cabecera.

    Con una mesa bien encaminada realizada con una estructura sencilla (como las que proporciona el sistema de generación automática de Word) también podremos ayudar a las personas que utilizan un lector de texto por voz, que así podrán leer la tabla sin dificultad. .

    Realizar un control de accesibilidad

    Para saber si el documento es accesible para todos y está hecho a la perfección, haga clic en el menú en la parte superior. Revisión luego presionamos el botón Verificar accesibilidad.

    Si el control detecta algún problema, lo corregiremos, quizás utilizando las sugerencias de esta guía o activando los elementos que nos indicará la herramienta integrada. Pasar la verificación de accesibilidad tendremos la certeza de haber creado un documento Word perfecto accesible a todos, incluidas las personas con discapacidad visual (que pueden hacer que nuestro documento sea leído por un sintetizador de voz capaz de leer los textos).

    Conclusiones

    Siguiendo todas las sugerencias presentadas, nuestros documentos de Word serán envidiados por todos y destacarán considerablemente en comparación con los documentos de Word que creamos hasta hace poco, ofreciendo además la posibilidad a los usuarios discapacitados de leerlos a través de sistemas de lectura dedicados.

    Aún sobre el mismo tema, lo invitamos a leer nuestras guías. Haga que su PC sea más fácil de usar con la configuración de accesibilidad de Windows 10 Y Escribir al PC dictando por voz en italiano.

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