Cómo crear un servidor de impresión de oficina

¿Tenemos una sola impresora y varias computadoras para conectarnos? Veamos cómo crear un servidor de impresión.

Si bien los archivos digitales (PDF, Doc, etc.) se han convertido en un componente importante del trabajo en una oficina, en muchas ocasiones sigue siendo necesario imprimir formularios, diagramas y cuadros en hojas de papel, utilizando la impresora multifunción profesional presente en la oficina o en el pasillo que actúa como enlace con todas las oficinas presentes.
Dado que no es posible conectar físicamente todos los equipos de la oficina (o del hogar) a la impresora, puede ser una buena idea equipar un servidor de impresión que ofrece una buena interfaz con la que compartir la conexión, actualizar los controladores y hacer que la cola de impresión sea accesible para todos los equipos de la red.

En esta guía te mostraremos luego cómo configurar un servidor de impresión en la oficina o incluso en casa, que le muestra lo que necesita estar conectado a la impresora, cómo configurar el sistema operativo, cómo compartir la impresora desde el servidor a otras PC en la red y finalmente cómo compartir la impresora para acceso remoto.

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    Cómo hacer un servidor de impresión

    Para crear un servidor de impresión ni siquiera tendremos que gastar quién sabe qué cantidad, ya que podemos utilizar cualquier ordenador con Windows 10, al que solo tendremos que conectar la impresora y proceder a la configuración de las funciones necesarias para la impresión, control y impresión remota. Si no disponemos de una computadora para usar con ese fin podemos muy bien reciclar una computadora portátil vieja o ensamblar una PC pequeña y barata, como se ve en la guía. Los precios de los componentes para una PC a partir de 300 euros son buenos para cada uso.

    Conecte la impresora al servidor

    Primero tendremos que conectar nuestra impresora directamente al PC elegido para operar como servidor. Para la conexión podemos usar un cable de impresora USB o usar un Cable de ethernet, sin embargo, teniendo la previsión de conectar el servidor a la red de la oficina a través de Wi-Fi.

    La configuración más simple e inmediata ve al servidor de impresión conectado a través de Cable USB para impresoras, para poder dejar el puerto Ethernet para la conexión al enrutador o módem; alternativamente podemos conectar la impresora mediante cable Ethernet al puerto LAN del servidor y conectar este último a la red mediante un Módulo USB Wi-Fi.

    Si no queremos utilizar la conexión inalámbrica para un proceso importante como la impresión, le recomendamos que instale una tarjeta PCI interna como la Tarjeta controladora de red PCIe Gigabit Ethernet de 2 puertospara utilizar un cable Ethernet para la impresora y un cable Ethernet para acceder a la LAN e Internet. Asegúrese siempre de que la impresora esté conectada por cable, para evitar la mayoría de los problemas derivados de las conexiones inalámbricas.

    Comparta la impresora en la red

    Luego de realizar la conexión con el servidor de impresión, inmediatamente conectamos un monitor, un teclado y un mouse para configuraciones; al final, eliminaremos estos dispositivos y usaremos solo el control remoto para acceder a las funciones.

    Como primer paso tendremos que instalar los controladores de impresora en uso, para aprovechar inmediatamente todo su potencial. Para instalar los controladores podemos consultar los controladores en el CD incluido con la impresora, utilizar los controladores descargados del propio Windows o descargar el apropiado del fabricante, como se describe en nuestra guía. Agregar una impresora en Windows.

    Después de agregar la impresora al servidor, debemos agregarla como impresora de red: para continuar abrimos el menú Inicio en la parte inferior izquierda, buscamos el elemento Gestión de impresión, vayamos a la sección Servidor de impresión, presione el botón derecho sobre el nombre del servidor en uso, haga clic en Impresora agregada, siga el asistente para encontrar la impresora configurada en este momento y, en la ventana de funciones, asegúrese de dejar la marca de verificación en Compartir impresora.

    Alternativamente, podemos compartir la impresora abriendo el menú Inicio, abriendo el menú Configuraciones, llevándonos por el camino Dispositivos -> Impresoras y escáneres, haciendo clic en la impresora configurada, presionando u Administrar y finalmente en Propiedades de la impresora -> Compartir.

    En la pantalla que se abre, coloque la marca de verificación en Comparte la impresora, elija un nombre para el recurso compartido, elimine la marca de verificación del elemento Procesar trabajos de impresión en equipos cliente (si está presente) y presione Okay. A partir de ahora, el servidor de impresión será visible en la red por otras PC y dispositivos y podrá imprimir incluso sin tener que instalar necesariamente los controladores en todos los demás dispositivos conectados (discutiremos esto en el próximo capítulo).

    tenga en cuenta: El acceso a la impresora solo puede ser permitido por aquellos que conocen las credenciales de la cuenta en el servidor de impresión. Para hacer las cosas más fáciles, nosotros también podemos crear una cuenta local simple con contraseña o configurar el uso compartido avanzado, como se ve en la guía Cómo compartir archivos y carpetas en una red informática en una PC con Windows.

    Agregue la impresora del servidor en PC individuales

    Después de crear el servidor de impresión podemos agregarlo a todas las computadoras en la misma LAN (ambos dispositivos conectados mediante cable Ethernet y dispositivos Wi-Fi); para proceder en este sentido encendemos la computadora, presionamos la parte inferior izquierda del menú comienzo, abramos la aplicación Configuraciones, vamos al menú Dispositivos, abre el menú Impresoras y escáneres y finalmente presione Agregar una impresora o un escáner.

    Se iniciará la búsqueda de la impresora compartida por el servidor, la cual podremos agregar al ordenador simplemente presionando sobre Añadir dispositivo. Una vez añadida la impresora podremos imprimir inmediatamente con ella en cualquier programa abriendo la opción Impresión o presionando CTRL + P en el teclado. El servidor administrará los trabajos de impresión de cada computadora conectada, que ofrece una cola de impresión compartida: los pedidos de impresión se gestionarán en orden cronológico, desde el más antiguo al más reciente.

    Controla el servidor de forma remota

    Ahora que el servidor de impresión está listo, debemos acceder a él sin tener que conectar un monitor, un teclado y un mouse cada vez. Para el propósito podemos configurar Escritorio remoto, una función integrada en Windows 10 Pro y adecuado para controlar el servidor de impresión sin ningún dispositivo conectado; si queremos seguir este camino abrimos el menú Inicio, buscamos la aplicación Configuraciones, abramos el menú Sistema, vayamos al menú Escritorio remoto y activemos el elemento Habilitar escritorio remoto.

    Después de activar este elemento tomamos nota del nombre del ordenador o deDirección IP estática del servidor, vayamos a otra computadora de la red y abramos la aplicación Conexión a Escritorio Remoto, ingresando el nombre o IP recuperada hace un rato e ingresamos las credenciales de la cuenta del servidor de impresión. Si todo ha ido bien, inmediatamente tendremos acceso al escritorio del servidor de impresión, haciendo que un monitor u otros periféricos sean inútiles (solo podemos dejar la PC conectada cerca de la impresora.

    Si, por el contrario, queremos controlar el servidor de impresión cuando estemos fuera de la oficina y también podemos imprimir de forma remota, te sugerimos que utilices TeamViewer, del que hablamos en la guía Cómo utilizar Teamviewer: control de PC a través de Internet, asistencia remota y videoconferencia.

    Para que el servidor de impresión esté disponible inmediatamente después de un reinicio o en cada inicio manual, tendremos que configurar el acceso automático de la cuenta utilizada en él; para esta operación te invitamos a leer la guía sobre cómo Eliminar la solicitud de contraseña cuando se inicia Windows.

    Conclusiones

    Un servidor de impresión hará que su trabajo en la oficina sea mucho más fácil, ya que cualquier computadora nueva conectada a la red puede utilizar la impresora compartida sin siquiera tener que descargar controladores, lo cual es necesario si conectamos la impresora directamente al modem o enrutador de la oficina. La presencia de un servidor de impresión con Windows 10 también le permitirá administrar trabajos de impresión desde computadoras con diferentes versiones de Windows (Windows 7, 8.1 y 10) sin generar conflictos entre las distintas versiones de los controladores de impresión: se utilizan como controladores solo los presentes en el servidor, y solo ellos actuarán a la hora de imprimir, agilizando (y mucho) todo el proceso.

    En el sitio también hablamos de otros tipos de servidores que podemos configurar, para crear un ambiente de trabajo o hogar completo y moderno. De hecho, también podemos hacer un servidor de música, un servidor de datos con intercambio remoto de datos y uno poderoso servidor Linux multi-rol, capaz de adaptarse a todas las necesidades profesionales y personales.

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    Manuel Fernández

    Aficionado a la tecnología y a la manera de arreglar los problemas diarios que nos plantea ;)

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