Cómo completar formularios PDF en PC y smartphone

Descubre cómo completar formularios PDF de manera sencilla y eficiente en PC y smartphones, utilizando herramientas gratuitas y accesibles que optimizan tu productividad.

Cuando abrimos una nueva cuenta en línea en un banco o una cuenta para un servicio de comercio electrónico, a menudo se nos pide que completemos y firmemos un contrato.

Para firmar el contrato es necesaria la firma a mano, por lo que se envía un PDF para imprimir, completar y enviar por correo ordinario o por fax. Sin embargo, si el servicio es avanzado, también es posible firmar el contrato de manera digital y enviarlo por correo electrónico o a través de PDF.

En otros escenarios, se nos proporcionará un cuestionario o un formulario para completar en su totalidad, siempre en formato PDF: en estos casos, los documentos a imprimir pueden ser numerosos, lo que ralentiza la productividad (ya que después también tendremos que escanearlos para devolverlos en PDF completados).

En esta publicación, te guiaremos paso a paso sobre cómo completar formularios PDF tanto en PC como en smartphone Android, iPhone o iPad, utilizando herramientas simples y accesibles para todos, sobre todo gratuitas.

1. Completar formularios PDF en el PC

Utilizar Adobe Acrobat Reader (Gratuito)

Adobe Acrobat Reader es uno de los programas más populares para gestionar archivos PDF. Aquí te mostramos cómo usarlo para completar formularios:

• Descargar e Instalar Adobe Acrobat Reader: Si aún no lo tienes, puedes descargarlo gratuitamente desde el sitio oficial de Adobe.
• Abrir el Formulario PDF: Inicia Adobe Acrobat Reader y abre el formulario PDF que deseas completar.
• Completa los Campos: Haz clic en los campos del formulario para insertar texto, seleccionar opciones o agregar firmas digitales.
• Guarda el Documento: Una vez completado, guarda el archivo en tu computadora o compártelo directamente por correo electrónico.

Como alternativa, también podemos hacer clic en la parte superior en el menú Herramientas y seleccionar la opción Completar y Firmar. Al abrir este menú, veremos que el PDF original cambia ligeramente, con la vista de los campos editables y los campos donde insertar signos destacados en azul o amarillo. Si necesitamos firmar un documento, basta con hacer clic en la parte superior en Firma -> Agregar Firma, hacer clic en el campo donde se requiere la firma y esperar la aparición del menú de firma de Adobe.

Escribimos la firma dentro del campo o cargamos un dibujo o una imagen de la misma, para obtener una firma más realista.

Al finalizar la aplicación de la firma, hacemos clic en Aplicar y en Guardar en la parte superior para guardar el PDF completado y firmado.

Kdan PDF Reader

Otro programa muy valido que podemos utilizar como alternativa a Adobe Acrobat Reader, gratuito para uso personal, para completar formularios PDF es Kdan PDF Reader.

Con una interfaz simple y muy clara, podremos cargar cualquier archivo PDF y proceder con las modificaciones de los formularios o campos presentes en su interior, incluidos los campos en los que es necesario colocar firmas. Aunque poco conocido por el gran público, Kdan PDF Reader puede ser un programa en el que confiar si nuestro computador no tiene mucha memoria RAM y buscamos algo más rápido que Adobe Acrobat Reader.

LibreOffice

Como alternativa a Adobe Acrobat Reader, podemos usar la suite de oficina LibreOffice.

Con esta suite, podremos cargar los PDF y modificarlos de manera sencilla e inmediata, utilizando el programa Draw.

Después de instalar LibreOffice, buscamos el programa Draw en el menú Inicio, luego lo abrimos y seleccionamos en la parte superior izquierda el menú Archivo -> Abrir. Desde la ventana del gestor de archivos, seleccionamos el archivo PDF que deseamos modificar; se cargará en la interfaz, con todas las páginas bien visibles en la barra lateral izquierda.

Para realizar modificaciones, basta con hacer clic en los campos editables y escribir en el teclado; para agregar firmas, podemos cargar una foto de la misma haciendo clic en el menú Insertar -> Imagen.

Utilizar herramientas online (sin instalación) desde PC o smartphone

Si prefieres no instalar software, puedes utilizar herramientas en línea como

Utilizando herramientas en línea como Smallpdf, PDFescape o incluso PDFFiller.com:

• Visita el Sitio: Accede a PDFescape, Smallpdf o PDFFiller.
• Sube el PDF: Arrastra el archivo PDF al área designada.
• Completa el Formulario: Una vez subido, podrás agregar texto a los campos utilizando el botón Agregar texto en la parte superior, dibujar marcas con el botón Dibujar y finalmente añadir una firma usando los botones Agregar imagen o Dibujar.
• Si en cambio utilizamos la página de SmallPDF dedicada a la firma, solo necesitas cargar el archivo en la interfaz y hacer clic en Firma en la parte superior. Para agregar la firma, puedes dibujarla a mano (es complicado), cargar una foto de la firma o tomar una foto de la firma usando la cámara. Al finalizar los cambios, haz clic en Aplicar y luego en Guardar, de esta manera podrás descargar el nuevo PDF completado en todos sus campos.
• Descarga el Archivo: Una vez completado, descarga el formulario lleno en tu PC.

En smartphone, si no deseas descargar una app, puedes utilizar el navegador de tu smartphone para acceder a herramientas en línea como Smallpdf o PDFescape, siguiendo los mismos pasos descritos para el PC.

Compilando formularios PDF en el smartphone con apps dedicadas

Existen varias aplicaciones que te permiten completar formularios PDF directamente desde tu smartphone Android o iPhone. Entre las mejores y más utilizadas se encuentran:

• Adobe Acrobat Reader (iOS / Android):
  1. Descarga la app desde el App Store o Google Play.
  2. Abre el formulario PDF desde la app.
  3. Toca los campos para insertar texto o firmas.
  4. Guarda o comparte el documento.
• Xodo (iOS/Android):
  1. Instala la app Xodo desde iPhone App Store o desde Google Play.
  2. Abre el PDF y utiliza las herramientas de compilación.
  3. Exporta el archivo una vez completado.

Consejos útiles para completar formularios PDF

• Verifica los Requisitos del Formulario: Algunos formularios requieren firmas digitales o campos específicos. Asegúrate de completarlos correctamente.
• Guarda una Copia: Antes de enviar, guarda siempre una copia del formulario completado para futuras referencias.
• Utiliza Herramientas de Firma Digital: Si necesitas firmar, muchas aplicaciones y programas ofrecen opciones para agregar firmas digitales de manera segura.

Nota: Asegúrate de utilizar herramientas confiables para la gestión de PDFs, especialmente si estás tratando documentos sensibles.

Completar formularios PDF no tiene por qué ser complicado, ya sea que estés usando un PC o un smartphone. Con las herramientas correctas y un poco de práctica, puedes manejar documentos digitales de manera eficiente y sin estrés. Prueba los métodos descritos en esta guía y descubre cuál es el más adecuado para tus necesidades!

Preguntas Frecuentes

¿Cómo llenar un formulario en PDF desde mi celular?

Para llenar un formulario en PDF desde tu celular, sigue estos sencillos pasos utilizando Google Drive:

• Abre la app de Google Drive en tu dispositivo Android.
• Selecciona el PDF que deseas completar.
• Presiona en 'Editar' que se encuentra en la esquina inferior derecha.
• Ingresa la información requerida en el formulario PDF.
• Guarda los cambios tocando en 'Guardar' en la esquina superior derecha. Estos pasos te permitirán completar formularios PDF de manera fácil y rápida desde tu celular.

¿Los PDF rellenables funcionan en dispositivos móviles?

Sí, los PDF rellenables funcionan en dispositivos móviles, especialmente en Android. A continuación, algunos puntos clave:

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Accesibilidad

: Puedes completar formularios desde cualquier lugar utilizando tu dispositivo móvil.
• Herramientas recomendadas: La aplicación Adobe Fill & Sign es una de las opciones más fáciles y efectivas para rellenar formularios en Android.
• Comodidad: Te permite gestionar tus documentos sin necesidad de una computadora, brindando flexibilidad y eficiencia. Así que, si buscas completar un PDF rellenable, tu dispositivo móvil es una solución efectiva.

¿Cómo puedo rellenar un formulario PDF desde mi PC?

Para rellenar un formulario PDF desde tu PC de manera rápida y sencilla, sigue estos pasos:

• Abre el archivo PDF: Utiliza Adobe Acrobat para abrir el formulario que deseas completar.
• Accede a la herramienta: Haz clic en la opción 'Rellenar y firmar' situada en el panel derecho de la pantalla.
• Completa el formulario:
  - Haz clic en cada campo de texto donde debas ingresar información y escribe directamente.
• Si necesitas agregar información adicional, selecciona la opción de cuadro de texto y colócalo en la posición deseada.
• Para elecciones, utiliza marcas de verificación o botones de opción para seleccionar las respuestas adecuadas.
• Guarda el documento: Una vez completado, no olvides guardar los cambios para tener el formulario listo para ser enviado o impreso. Siguiendo estos pasos, podrás rellenar formularios PDF de forma eficiente en tu PC.

¿Cómo puedo completar un formulario PDF?

Para completar un formulario PDF de manera eficiente, sigue estos pasos:

• Abre el formulario: Utiliza Adobe Acrobat para abrir el archivo PDF que necesitas completar.
• Selecciona la opción de firma: Haz clic en 'Firma electrónica' en la barra global para acceder a las herramientas de firma.
• Accede a las herramientas de llenado:
  - Si no ves directamente 'Firma electrónica', selecciona 'Todas las herramientas'.
• Luego, elige 'Fill & Sign' (Rellenar y firmar).
• Usa las herramientas disponibles: En el panel de la izquierda, encontrarás las herramientas para rellenar y firmar, como campos de texto, casillas de verificación y opciones de firma.
• Completa el formulario: Rellena los campos necesarios y aplica tu firma electrónica donde sea necesario.
• Guarda tu documento: Asegúrate de guardar los cambios realizados en el formulario PDF una vez que hayas terminado. Siguiendo estos pasos, podrás completar y firmar formularios PDF de manera rápida y sencilla.

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