Recopilación automática de datos en Excel, cómo funciona y cuándo utilizarla

Para agilizar el trabajo en Excel podemos apoyarnos en la compilación automática, sencilla de utilizar tanto para datos como para números o secuencias

Autocompletar Excel Es una función muy cómoda de utilizar dentro de hojas de cálculo, ya que permite ahorrar tiempo y obtener inmediatamente todos los datos necesarios sin tener que escribirlos uno por uno.

Los principiantes suelen subestimar esta característica.que en cambio puede beneficiarse de una compilación automática eficiente para la mayoría de los datos y la información que se pueden utilizar dentro de una celda.

En la siguiente guía le mostraremos algunos ejemplos válidos sobre Cómo autocompletar en Excelutilizando los datos y la información más utilizados en las hojas de cálculo utilizadas en Italia y en las oficinas de todo el mundo.

1) fechas del calendario

El ejemplo más sencillo de compilación automática es el de los componentes del calendario: Excel puede completar con precisión los días, meses y años indicados, sin tener que escribir todos los datos manualmente.

El ejemplo más simple se puede obtener escribiendo Enero en cualquier celda y, usando el pequeño cuadrado en la parte inferior derecha de la celda (disponible después de seleccionar la celda), arrastrando hacia abajo o hacia un lado, generando los meses que faltan. Además de los meses podemos utilizar los días de la semana o escribir una fecha precisa (como 01/01/2023 o Domingo 1 de enero de 2023).

Al agregar el año al lado del nombre del mes también podemos crear nuestro calendario personal para el año actual o para años futuros, como se ve en la guía anterior. cómo crear un calendario en excel.

2) Listas personalizadas (colores, nombres y más)

Los colores también se pueden rellenar automáticamente, simplemente insertando una lista de colores personalizados para usar en todas las hojas de cálculo.

Para crear la lista de colores, presione en la parte superior izquierda Archivohacemos clic en Opcionespulsamos en el menú Ajustes avanzadosnos desplazamos hasta encontrar el botón Editar listas personalizadas y creemos nuestra lista de colores en el campo Listar elementospresionando hacia arriba agregar al final de la creación de la lista.

Ahora todo lo que tenemos que hacer es insertar el primer color de la lista para expandir inmediatamente la lista de colores necesarios. Este procedimiento se puede utilizar para crear cualquier tipo de lista personalizada, incluidos nombres de empleados, nombres de empresas o cualquier otro dato que pueda incluirse en columnas en un documento de Excel.

3) Cantidades de crecimiento

Excel expresa al máximo su potencial con números y cantidades secuenciales son sin duda uno de los casos en los que la compilación automática hace los cálculos por nosotros.

Para proceder escribimos el primer número en la celda y el segundo número de la secuencia debajo o al lado de ella: por ejemplo podemos escribir 10 y 20, generando un secuencia de números que aumentan en 10, simplemente arrastrando el cuadro y generando todos los números necesarios para los montos de crecimiento. Utilizando varias combinaciones es posible aumentar los números según nuestras necesidades.

4) Combinando el texto

Excel también permite combinar texto presente en la columna en varias celdas, generando una oración que estará contenida en una sola celda.

Para aprovechar esta función comenzamos a agrandar la celda (donde está presente la primera palabra) a la derecha, seleccionamos todas las celdas a usar para la función. Justificararrastramos desde el panel de selección con el botón derecho del ratón (seleccionando todas las palabras), elegimos Copiar solo formatoentremos en el menú Hogarpulsamos el botón Relleno y usamos la función Justificar para combinar texto.

5) Cantidades lineales exactas

Además de los montos de crecimiento, también podemos generar una serie de montos lineales exactos, que generarán la serie de acuerdo con nuestras especificaciones personalizadas.

Para comenzar ingresamos algunos números para iniciar la serie, por ejemplo 2 Y 6, que se incrementará en múltiplos de 3; después de seleccionar ambas celdas con el botón derecho del mouse usamos Copiar solo formatopulsamos en el menú Hogarhacemos clic en Rellenoluego arriba Serie y personalizamos el crecimiento de los importes seleccionando columnas, Exponencial, Valor de incremento 3, Valor límite 100 y presionando hacia arriba DE ACUERDO.

Conclusiones

Microsoft Excel AutoFill puede trabajar con datos, números y series numéricas para facilitar la tarea en las oficinas y facilitar la inserción de nuevos gráficos, nuevos datos de referencia, nuevos datos brutos o crear nuevas tablas, sin tener que rellenar cada celda a mano.

Ciertamente requiere algo de práctica (especialmente con las series lineales y cantidades exactas) pero, una vez que tengas el control total de la compilación, todo será muy sencillo de usar.

Para más información podemos leer nuestros artículos sobre IA. Trucos de Excel para convertirte en expertos en cálculos y presentación de datos vamos cómo extraer datos de una imagen en Excel.

Índice
  1. 1) fechas del calendario
  2. 2) Listas personalizadas (colores, nombres y más)
  3. 3) Cantidades de crecimiento
  4. 4) Combinando el texto
  5. 5) Cantidades lineales exactas
    1. Conclusiones

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