Cómo imprimir por correo electrónico automáticamente

¿Queremos imprimir los documentos inmediatamente, incluso cuando estemos fuera de casa? Veamos cómo hacerlo enviando un correo electrónico.

Cuántas veces hemos tenido que imprimir documentos muy importantes para trabajar o estudiar pero nunca tenemos la impresora lista para usar. En la mayoría de los casos, siempre es necesario volver a casa, encender la impresora y continuar con la impresión real, quizás incluso perdiendo el tiempo configurando la impresión desde el teléfono o encendiendo la PC de escritorio.

Pocos usuarios saben esto, pero muchas impresoras modernas integran un servidor web en la funcionalidad de red para que puedan imprimir de forma remota simplemente enviar documentos digitales como archivos adjuntos al correo electrónico de la impresora convenientemente configurado para el propósito.

En la siguiente guía, le mostraremos cómo imprimir automáticamente por correo electrónico utilizando el servidor web integrado en impresoras HP; El funcionamiento es similar para las impresoras de otros fabricantes, solo será necesario encontrar los elementos adecuados para habilitar la impresión remota a través de mensajes de correo electrónico.

Habilite la impresión en línea por correo electrónico

Para poder imprimir de forma remota utilizando direcciones de correo electrónico, primero necesitaremos deje la impresora encendida y conéctela a la red de Internet de su hogar u oficina: si la impresora está apagada o la red de Internet no funciona no podremos imprimir nada. Después de encender la impresora, abra cualquier navegador web en la PC, escriba la dirección IP del panel de control de la impresora e identifique la servicio web o servidor web, es decir, las capacidades de impresión remota.

Activamos todos los artículos que nos interesan y, cuando se nos solicita, iniciamos sesión con la cuenta del fabricante de la impresora que poseemos (en nuestro caso HP), creando una nueva si es necesario. Tras acceder o dar de alta la cuenta seremos redirigidos a la configuración avanzada del servidor web: en la ventana que se abre tomamos nota de la dirección de correo electrónico facilitada por el fabricante o creamos nuestra propia dirección de correo electrónico, para que pueda recordarlo más fácilmente.

Después de esta configuración, la impresora está lista para imprimir automáticamente por correo electrónico. Para aumentar la seguridad de esta función (que podría ser una puerta de entrada fácil para los malos y los piratas informáticos) le sugerimos habilitar la impresión de correo electrónico solo para unas pocas direcciones de correo electrónico, personalizando la opción específica para la seguridad y privacidad de la impresora.

De esta manera es posible garantizar el acceso a la funcionalidad solo a correos electrónicos recibidos de direcciones de correo electrónico específicas: básicamente la misma dirección de correo electrónico con la que registramos la cuenta, pero podemos agregar otras). Si alguien intenta enviar un correo electrónico a la dirección de correo de la impresora pero no aparece en la lista, no se imprimirá.

Imprima de forma remota enviando un correo electrónico

Una vez obtenida la dirección de correo electrónico de la impresora, procedemos a insertarla en la lista de contactos de la cuenta de correo electrónico, para que pueda ser utilizada como destinatario siempre que necesitemos imprimir documentos de forma remota. Para agregar esta dirección de correo electrónico a Gmail, abrimos el Sitio de Gmail, inicie sesión con la cuenta de Google y luego presione el icono en el lado derecho Contactos y sigue adelante Crear contacto.

Después de elegir un nombre para el contacto, ingrese la dirección de correo electrónico de la impresora y haga clic en Salvar. Para poder imprimir desde Gmail lo único que tenemos que hacer es escribir un nuevo mensaje de correo electrónico, elegir como destinatario el contacto de la impresora recién creado y adjuntar los documentos que queremos imprimir, para iniciar inmediatamente el proceso de impresión (aunque estemos fuera de casa).

Si en cambio queremos imprimir desde una cuenta de Outlook solo abre el Sitio de Outlook, inicie sesión con una cuenta de Microsoft, Office, Xbox o Exchange, presione el icono en el lado izquierdo Contactos y finalmente haga clic en Nuevo contacto. En la nueva pantalla ingresamos un nombre para la impresora e ingresamos la dirección de la impresora, luego presionamos en Crear para terminar los cambios.

Para empezar a imprimir, lo único que tenemos que hacer es enviar un correo electrónico a la dirección de la impresora, teniendo cuidado de insertar los documentos a imprimir como adjuntos al mensaje de correo electrónico.

Otras formas de imprimir de forma remota

Si nuestra impresora no tiene un servidor web para imprimir vía correo electrónico el método más sencillo para la impresión remota requiere el uso de un programa de control remoto cómo TeamViewer.

Con este programa podemos imprimir rápidamente revisando el PC de escritorio o cualquier otro dispositivo conectado a la misma red que la impresora (sin embargo, es una función premium). Para continuar, todo lo que tenemos que hacer es instalar el cliente de TeamViewer en la PC que tiene acceso a la impresora, crear una cuenta de TeamViewer para acceso desatendido e instalar TeamViewer en la computadora portátil o en nuestro teléfono, para que pueda comprobar inmediatamente la computadora en la red fija.

Habiendo obtenido acceso al escritorio remoto de la PC, abrimos la función Habilitar la impresión de TeamViewer (siempre presente en el menú Archivos y extras) para detectar la impresora en la PC e iniciar su servidor de impresión dedicado. A partir de ahora será posible imprimir cualquier documento con TeamViewer, presionando directamente sobre el icono de la impresora o transfiriendo los archivos a imprimir en el escritorio de la PC (para imprimir a la antigua).

Para conocer más, lo invitamos a leer cómo usar Teamviewer. Si, por el contrario, buscamos una alternativa gratuita, también tenemos la alternativas a TeamViewer.

Otras alternativas gratuitas a Teamviewer se describen en la guía para servicios en línea para impresión, alternativa a Google Cloud Print que ya no existe.

También podemos leer cómo imprimir en línea desde otras PC, teléfonos móviles y de forma remota

Conclusiones

La impresión remota a través del correo electrónico es una joya que siempre ha estado presente en las impresoras profesionales o impresoras LAN de grandes oficinas, pero desde hace algunos años también es posible encontrarla en impresoras más pequeñas o destinadas a uso doméstico y semiprofesional. Con esta función tendremos una dirección de correo electrónico para enviar los documentos a imprimir (incluso de forma remota), para tenerlos listos cuando regreses a casa u oficina.

Para mejorar aún más las capacidades de impresión de nuestra oficina u hogar, lo invitamos a leer nuestras guías cómo crear un servidor de impresión Y cómo compartir la impresora para imprimir desde cualquier lugar.

¿Tenemos problemas para imprimir de forma remota? ¿La impresora quiere que ninguno funcione? Podemos intentar resolver problemas de impresión.