Cómo establecer una contraseña en documentos de Word, Excel, Powerpoint para evitar su apertura, lectura y modificación
Quienes trabajan con documentos de Office saben lo importante que es trabajar en documentos de Word y Excel y protegerlos de lecturas accidentales, especialmente si los compartimos por correo electrónico o los guardamos localmente en un ordenador compartido.
sí pueden proteger con contraseña documentos escritos con Word, Excel o Powerpoint. La ventaja es que se pueden compartir fácilmente, sin obligar al destinatario a utilizar un programa para descifrarlos. De hecho, en caso de compartir, quien reciba el documento podrá abrirlo sólo si conoce la contraseña de desbloqueo (o contraseñas, dado que podemos establecer una contraseña diferente para lectura y modificación).
https://www.activadocente.net/2012/07/password-file-office-per-lettura-modifica.html
1) Protección de documentos de Microsoft Office
Si el documento contiene información muy valiosa, que nadie debería leer, podemos establecer una contraseña de lectura, que se solicitará a cualquiera que abra el archivo: sólo aquellos que conozcan la palabra podrán ver el contenido del archivo.
Abramos el programa de Office deseado, comencemos a completar o escribir el documento y, cuando lleguemos al momento de guardar, vayamos al menú. Archivodesde donde podemos encontrar el menú Proteger documento.
Al pulsar sobre el icono podremos seleccionar una serie de elementos destinados a proteger adecuadamente el documento: para evitar la apertura del archivo seleccionamos Cifrar con contraseñaingrese la contraseña elegida dos veces y confirme en DE ACUERDO; ahora solo nos queda guardar el archivo (pulsando CTRL+B o CTRL+S en el teclado), cerrar Office y comprobar que, al abrir el archivo, se nos solicita la contraseña elegida.
Para eliminar cualquier contraseña, simplemente abra el documento, ingrese la contraseña utilizada hasta el momento y vaya nuevamente Proteger documento y haga clic de nuevo Cifrar con contraseñateniendo cuidado de dejar el campo vacío esta vez (simplemente borre los puntos y presione DE ACUERDO).
El trámite es válido sobre cualquier programa de Office: Word, Excel, PowerPoint y los demás programas contenidos en la suite de trabajo producida por Microsoft.
Cambiar protección
Sin embargo, si queremos proteger nuestros documentos de Office de modificaciones, tendremos que establecer el nivel de modificaciones en bloqueo (ya que algunos documentos incluyen campos de texto o ticks útiles para la compilación).
Abramos el documento, volvamos al menú. Archivo y, desde el menú Proteger documentoseleccionamos el elemento Restringir edición. Se abrirá una nueva barra lateral en su documento, donde podrá decidir si desea aplicar restricciones de formato o restricciones de edición.
A los efectos de esta guía, colocamos la marca de verificación en Permitir solo este tipo de cambios en el documento. y, en el menú desplegable, seleccione uno de los elementos disponibles: Sin cambios (solo lectura), Revisiones, Comentarios Y El llenado de formularios.
Si formamos parte de una red de empresa y tenemos otros usuarios registrados en la misma Oficina de la empresa, también podemos limitar los cambios a un grupo concreto eligiendo en el campo Excepciones (opcional) a quién afecta la limitación de modificaciones.
Para confirmar la aplicación de la protección, haga clic a continuación Sí, aplicar protección; Ahora se abrirá una ventana en la que ingresar la contraseña de protección elegida (posiblemente diferente a la ingresada para el acceso) o, alternativamente, ingresar la autenticación mediante credenciales administrativas (solo la cuenta de PC o Windows que estemos usando actualmente podrá realizar cambios) .
Si utilizamos autenticación por contraseña podremos integrar el bloqueo de acceso, visto en el primer capítulo, sin ningún problema. Si por el contrario utilizamos la autenticación de usuario, el documento quedará inmediatamente cifrado y sólo podrá ser visto por usuarios autorizados, quienes en cualquier caso no podrán modificarlo (sólo nuestra cuenta está autorizada a realizar modificaciones).
Para eliminar este tipo de protección simplemente repita todos los pasos ya vistos, retire la marca de verificación en Permitir solo este tipo de cambios en el documento..
2) Protección de documentos de LibreOffice
Office es una suite de trabajo muy cara, vendida por Microsoft por cientos de euros, por lo que es difícil de adquirir para usuarios comunes o domésticos. Como alternativa válida siempre podemos utilizar la suite en nuestros ordenadores. LibreOffice, disponible de forma gratuita. Veamos juntos cómo proteger el acceso al documento y cómo evitar cambios no autorizados.
Protección al abrir
Para proteger los documentos más importantes, abrimos LibreOffice, elegimos el programa a iniciar, creamos el documento y, al guardar, pulsamos en la parte superior Archivo -> Guardar como.
En la ventana de guardar, elija un nombre para el archivo, la ruta donde guardarlo y asegúrese de marcar la casilla Guardar con contraseñaluego haga clic en la parte inferior Ahorrar.
Se abrirá una ventana adicional, en la que podrás ingresar dos veces la contraseña elegida; cuando esté listo simplemente haga clic DE ACUERDO para guardar el documento. A partir de ahora sólo aquellos que conozcan la contraseña podrán abrir el archivo y ver su contenido.
Cambiar protección
Sin embargo, si quisiéramos proteger el documento de cambios no deseados, repetimos los pasos vistos en el capítulo anterior, es decir, tomemos Archivo -> Guardar comocoloque la marca de verificación en Guardar con contraseñaluego haga clic en la parte inferior Ahorrar. En la ventana donde ingresa la contraseña de apertura, ampliamos el elemento Opcionessaquemos la voz Abrir archivo de solo lecturaluego ingresamos una contraseña diferente a la establecida para la apertura.
hagamos clic DE ACUERDO para confirmar. A partir de ahora podremos abrir el documento en solo lectura, sin poder realizar ningún cambio (independientemente de si tenemos acceso protegido al archivo o no). Para realizar cambios en el documento protegido, haga clic en el menú en la parte superior Editarseleccionamos el elemento Modo de edición e ingrese la contraseña de desbloqueo elegida para proteger los cambios.
3) Disco virtual secreto en la PC
Si no queremos compartir los archivos pero queremos guardarlos en el PC y protegerlos de miradas indiscretas, el mejor método pasa por utilizar VeraCryptla aplicación de cifrado (disponible como aplicación portátil) fácil de usar y eficaz para garantizar la protección de cualquier tipo de archivo y carpeta.
Después de instalar la aplicación en una memoria USB o en cualquier carpeta del teléfono, abra el programa e inícielo creación de un nuevo archivo cifradoelige la contraseña y monta el archivo como si fuera un disco externo virtual.
Al final de esta operación Movemos todos los archivos de Word y Excel a proteger., luego desmontamos el archivo cifrado para proteger eficazmente todos los archivos que contiene; sólo aquellos que conozcan la contraseña del archivo podrán ver el contenido que contiene.
Para saber más podemos leer nuestra guía en cómo ocultar una partición o disco en Windows.
4) Archivo comprimido con contraseña
Si los documentos de Office necesitan ser compartido por correo electrónico u otros métodos Podemos protegerlos rápidamente utilizando archivos comprimidos con contraseña, utilizando el programa gratuito y de código abierto para este propósito. 7 cremalleras.
Instalando este programa en el ordenador podremos proteger documentos de Word y Excel con solo abrir la aplicación 7 cremallerasllevándonos a la ruta o carpeta a cifrar (podemos usar el icono con la flecha puntiaguda y la carpeta para subir de nivel de ruta) y, tras seleccionar la carpeta, basta con pulsar en la parte superior izquierda agregar.
En la nueva pantalla elegimos un nombre para el archivo comprimido, elegimos el formato de archivo cremalleraelegimos como método de cifrado AES-256 e ingresa la contraseña dentro de la sección Cifrado -> Introducir contraseñaingresando también la confirmación de la contraseña elegida.
En este punto simplemente presione DE ACUERDO iniciar el cifrado y compresión de la carpeta elegida; Al compartir el archivo comprimido con cualquier usuario nos aseguraremos de que, para poder leer el contenido, el destinatario tendrá que utilizar 7-Zip o otros administradores de archivos comprimidos y, al abrir, tendrás que conocer e introducir la contraseña de desbloqueo.
Sobre este tema podemos leer el artículo sobre cómo usar 7-Zip para abrir carpetas de archivos ZIP, RAR y comprimidos.
Conclusiones
En esta guía hemos visto todos los métodos que podemos utilizar para proteger los documentos de Office más importantes. Para los que tienen prisa y buscan algo seguro e inmediato El disco virtual protegido o el archivo comprimido protegido son la opción ideal.pero también podemos utilizar las protecciones de lectura y edición integradas en Microsoft Office y LibreOffice.
Para proteger los documentos de modificaciones, otro método (muy utilizado en las empresas) consiste en convertir el documento de Office a PDF, como se describe en la guía sobre cómo proteger un archivo PDF con contraseña.
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