La firma digital agiliza la gestión de documentos, eliminando impresiones y escaneos, y brinda valor legal, con opciones desde simples hasta avanzadas, ideales para distintas necesidades.
En la vida cotidiana, a menudo necesitamos celebrar contratos de telefonía, cuentas bancarias o enviar formularios de cancelación, currículos firmados, cartas oficiales y diversas comunicaciones.
Hasta ahora, teníamos que proceder a imprimir la parte que debía ser firmada, firmar de forma manual con un bolígrafo indeleble y luego escanear y enviar el documento firmado por fax (lo cual puede hacerse también de forma gratuita desde el PC); resulta obvio que esta operación consume mucho tiempo.
La firma digital simplifica la gestión de documentos, eliminando la necesidad de imprimir o escanear. Además de ahorrar tiempo, reduce el impacto ambiental. En muchos casos, una firma electrónica tiene valor legal, especialmente si cumple con el reglamento eIDAS en Europa. Sin embargo, hay distinciones: una firma dibujada es suficiente para usos informales, mientras que una firma digital avanzada, basada en certificados, es necesaria para documentos oficiales.
NOTA: La firma de la que se habla en este caso es la electrónica, no digital. Una firma digital debe ser segura y verificable con una clave de cifrado, y de eso hablaremos al final. La firma electrónica, en cambio, puede ser simple o verificada, lo importante es que se pueda identificar a la persona que la firma. Por ejemplo, si debemos firmar la adhesión a algo o un contrato o un documento que enviar a nuestro contador o abogado, se puede colocar la firma electrónica y luego llamar a la persona para informarle, confirmando verbalmente la autenticidad de la firma. Muchas empresas ya aceptan documentos firmados enviados por correo electrónico en lugar de obligar a las personas a enviarlos por fax. En caso de conflicto, será el juez quien determine su verificabilidad. La firma electrónica simple es, sin embargo, suficiente y perfecta para firmar documentos y hojas de adhesión para las que no se requiere un procedimiento de identificación digital.
Firmar Documentos desde Servicios Online
Los servicios web son ideales para quienes buscan soluciones rápidas sin instalaciones. A continuación, las opciones más confiables:
- DigiSigner: Permite cargar PDF o Word, dibujar una firma con el ratón o cargar una imagen. La versión gratuita ofrece tres firmas al mes, ideal para usos ocasionales. No requiere registro, pero carece de funcionalidades avanzadas como el seguimiento.
- PDF24 Tools: Ofrece firmas ilimitadas sin costo, con herramientas para modificar o unir PDF. La interfaz es limpia, y los archivos se eliminan después de su uso, garantizando la privacidad.
- SignNow: Perfecto para flujos de trabajo complejos, soporta campos personalizados y múltiples firmantes. Utiliza cifrado AES-256, pero el plan gratuito está limitado a una firma al mes.
- SignRequest: Simple y gratuito, permite múltiples firmas en un documento, útil para peticiones. La seguridad SSL de 256 bits es un punto fuerte, pero las funcionalidades avanzadas requieren una suscripción.
- DottedSign: Ofrece firmas ilimitadas en la versión gratuita, con seguimiento en tiempo real. Es versátil para PC y móvil, pero algunas opciones, como la autenticación avanzada, son de pago.
- JetSign: Poco conocido, permite recoger firmas a través de enlaces públicos, ideal para formularios masivos. La versión gratuita es completa, pero carece de integración con la nube como Google Drive.
Una observación: muchos servicios impulsan suscripciones para desbloquear funciones avanzadas, una práctica que puede frustrar a quienes buscan soluciones completamente gratuitas. PDF24 Tools y JetSign se destacan por su generosidad.
Programas de Escritorio
Para trabajar sin conexión, los siguientes programas ofrecen soluciones robustas:
- Adobe Acrobat Reader: Permite firmar PDF dibujando o cargando una imagen, con posibilidad de guardar la firma. No soporta Word de forma nativa, pero la conversión a PDF es sencilla.
PDFgear: Gratuito y sin costos ocultos, permite firmar PDFs con firmas dibujadas, digitadas o importadas. Es ligero y soporta modificaciones básicas.
- LibreOffice: Ideal para firmar documentos Word u otros formatos con la herramienta “Curva a mano libre” o insertando una imagen. Es completamente gratuito y versátil.
LibreOffice es la mejor opción para quienes trabajan con diferentes formatos, mientras que PDFgear destaca por su simplicidad en PDFs. Sin embargo, Adobe Acrobat Reader sigue siendo el más conocido, aunque algunas funciones avanzadas fomentan la transición a la versión de pago.
Firmar Documentos desde Smartphone
Las apps para smartphones hacen que la firma digital sea inmediata. Aquí están las opciones principales:
- iLovePDF: Disponible para Android y iOS, permite dibujar o digitar firmas, con cifrado de extremo a extremo. Los archivos se eliminan después de dos horas, como se confirma en una publicación en X. Algunas funciones avanzadas requieren una suscripción.
- Archivos (iOS): Preinstalada en iPhone y iPad, permite firmar PDFs con el dedo o el Apple Pencil. La firma se guarda para usos futuros, haciendo el proceso fluido.
- PDFgear: Para Android, ofrece una interfaz clara para firmas dibujadas o importadas, sin costos ocultos.
- Dropbox Sign: Antes HelloSign, permite tres firmas al mes de forma gratuita, con integraciones para Google Drive y Dropbox. Es ideal para quienes ya utilizan estos servicios, pero el límite de firmas puede ser restrictivo.
Las apps nativas como Archivos son cómodas para los usuarios de Apple, pero iLovePDF y PDFgear ofrecen mayor flexibilidad en ambas plataformas. Una nota: Dropbox Sign podría incentivar la actualización a la versión de pago, un aspecto a considerar para quienes firman con frecuencia.
Firma Digital con Valor Legal
Para documentos oficiales, como contratos o actos para la Administración Pública, se requiere una firma digital avanzada. En España, las opciones principales son:
- CieSign: Utiliza la Carta de Identidad Electrónica (CIE) con un lector NFC y el PIN para firmas conforme a eIDAS. Es segura, pero requiere un dispositivo físico.
- InfoCert: Ofrece firmas remotas con autenticación OTP. El costo (aproximadamente 45 euros por tres años) puede ser un obstáculo para usos ocasionales.
Ambas garantizan validez legal, pero CieSign es más accesible para quienes ya poseen una CIE. Para documentos internacionales, SignNow y DottedSign apoyan normativas como ESIGN y UETA, suficientes en muchos contextos.
Para firmas rápidas, DigiSigner, SignRequest o JetSign son ideales. Para documentos legales, CieSign o InfoCert garantizan conformidad. LibreOffice destaca por su versatilidad en múltiples formatos, mientras que PDFgear es un compromiso entre gratuidad y funcionalidad. La elección depende de necesidades específicas, con un ojo en las innovaciones que simplificarán el proceso en los próximos años.
Cómo Crear una Firma Digital
Crear una firma digital es un proceso sencillo. Con herramientas como DigiSigner o PDF24 Tools, se puede dibujar la firma con el mouse o cargar una imagen en PNG, idealmente recortada con un editor como GIMP para un resultado profesional. En tabletas gráficas, Adobe Acrobat Reader permite firmas precisas. En smartphones, dibujar con el dedo es intuitivo, pero la calidad depende de la precisión. Guardar la firma para reutilizarla es un consejo que agiliza el trabajo.
Para firmar en documentos electrónicos deberemos utilizar la pantalla táctil de nuestro smartphone o tableta, tratando de ser lo más precisos posibles. En PC y Mac, evitemos el uso del mouse en la medida de lo posible, pero confiémonos en una tableta gráfica con lápiz para poder firmar.
Agilmente cualquier documento PDF o Microsoft Word.
A tal propósito, hemos escrito una guía dedicada sobre cómo usar la tableta gráfica para firmar documentos y PDF.
A propósito de programas para firmar documentos, les recomendamos continuar la lectura en nuestra guía Cómo completar formularios PDF sin imprimirlos.
Si necesitamos una identidad digital reconocida y certificada, les recomendamos leer nuestro artículo sobre Cómo activar el SPID.
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