Descubre cómo integrar Excel y Word para crear documentos profesionales, desde insertar tablas hasta convertir archivos, facilitando la presentación de datos de manera efectiva y sencilla.
Los programas Word y Excel dentro de la suite Office, aunque diferentes entre sí, se pueden integrar de varias maneras. No hay nada que impida insertar una tabla dentro de un archivo Word o copiar texto escrito en Word a una tabla de Excel, permitiendo así crear contenidos profesionales ricos en datos, tablas y gráficos.
En este artículo veremos cómo convertir un archivo Excel a un archivo Word o insertar una tabla o un gráfico en un documento. Esta operación no se puede realizar de manera automática con los programas de Office, sino que requiere proceder copiando la tabla de Excel dentro del documento o utilizando herramientas online externas para la conversión del formato de archivo.
Cómo importar una tabla de Excel a Word
Para llevar una tabla de Excel a un archivo Word, seleccionemos todas las celdas con datos (presionando las teclas CTRL-A) y presionamos CTRL-C para hacer Copiar (o usar la opción Copiar desde el menú Editar). Además de poder copiar y pegar los datos de una hoja de Excel dentro de Word, también es posible copiar un gráfico de una hoja de Excel e insertarlo en un documento Word.
Una vez copiados los datos de Excel, vayamos al documento Word, hagamos clic en el punto donde se debe insertar la tabla (preferiblemente al final de un párrafo o lejos del texto) y usemos las teclas CTRL+V o presionemos en la parte superior en Pegar.
Si se quieren tener más opciones para importar los datos en diferentes formatos, se puede presionar el botón con la ícono de copiar con el rayo después de pegar los datos de Excel y hacer clic en Pegar especial. En este caso, crearemos un enlace para que los cambios en la tabla realizados en Word se repliquen también en el archivo de Excel y viceversa.
Pegar Especial tiene varias opciones: pegar como imagen, como texto formateado (RTF) o no formateado. La elección depende de cómo se deseen presentar y utilizar los datos de Excel.
Objeto hoja de cálculo de Microsoft Excel: Pega los datos como un objeto de Excel incorporado. Al hacer doble clic en el objeto, se abrirá Excel para modificarlo. (Mantiene la funcionalidad de Excel, pero aumenta el tamaño del archivo Word). Si este botón de opciones no aparece, debe habilitarse en las opciones de Word, bajo Configuraciones Avanzadas > Cortar, Copiar y Pegar, activando la opción "Mostrar botones para la función Pegar". En las opciones de la tabla se puede elegir si mantener el formato que tenía en Excel o adaptarlo al formato del documento Word.
Vinculando los datos de Excel al archivo Word (Actualizaciones Automáticas)
Si se pegan los datos de Excel en un documento Word, se puede hacer que estos datos se actualicen automáticamente cuando se realicen modificaciones en el archivo de Excel. Los archivos estarán entonces vinculados. Usando la opción Pegar especial, se puede elegir "Objeto de hoja de cálculo de Microsoft Excel" y seleccionar "Pegar vínculo". El documento Word debe poder acceder al archivo de Excel para actualizar los datos. Si el archivo de Excel se mueve o se renombra, el vínculo se interrumpirá.
Crear una tabla de Excel en Word
Para evitar tener que tener abiertos dos programas de Office en el mismo PC, también podemos crear rápidamente una tabla al estilo de Excel en Word. Para proceder en esta dirección, abramos el documento de Word donde decidimos insertar la tabla, vayamos al punto donde queremos insertarla (siempre lejos de los párrafos ya escritos), presionemos en la parte superior del menú Insertar y hagamos clic en la opción Tabla.
En la ventana que aparecerá, elijamos el tamaño de la tabla y su estilo en la Ribbon Bar e ingresamos los datos necesarios dentro. La tabla, por supuesto, no tiene las mismas características que las generadas en Excel (por ejemplo, cálculos avanzados o fórmulas), pero puede ser una buena solución para quienes buscan una tabla rápida de escribir y sencilla de completar, sin necesidad de abrir necesariamente Excel.
Convertir archivos de Excel a archivos de Word
En caso de que se desee encontrar una solución más automática para convertir un archivo XLS o XLSX de Excel a un archivo DOC o DOCX de Word, hay algunas herramientas en línea que permiten hacerlo.
También somos capaces de convertir un documento Word en tabla Excel.
El sitio más popular para hacer este tipo de operaciones es Convert.io.
Desde este sitio podemos cargar el archivo Excel y elegir convertirlo a archivo Word seleccionando el formato .doc. Después de unos minutos, se podrá recibir el nuevo documento Word por email, que tendrá un aspecto similar al original Excel, manteniendo la formateación de tablas, texto e imágenes.
Para proceder, presionamos en Elegir archivos, cargamos el archivo Excel a convertir, hacemos clic en el menú desplegable junto a la opción En, buscamos en el motor de búsqueda integrado doc o docx, y luego presionamos el botón Convertir para iniciar la conversión del documento.
También podemos probar otros válidos convertidores online de archivos Excel a archivos Word como Coolutils.
Coolutils es fácil e inmediato, solo hay que cargar un archivo xls o xlsx y pulsar en Descargar archivo convertido para obtener de inmediato un documento en formato doc o docx. El archivo final se descarga en formato comprimido zip, que podemos descomprimir gratuitamente con 7-Zip. En algunas situaciones, la formateación del texto y de las tablas se pierde, pero nada que no se pueda solucionar en Word mismo (quizás regenerando una nueva tabla y copiando los datos).
Otro sitio que podemos utilizar para la conversión de archivos Excel a Word es PDFMall, que a pesar del nombre, funciona bien con cualquier documento.
Una vez abierto el sitio, asegurémonos de que estén seleccionados EXCEL y DOC en el campo de conversión (reconocible por la flecha que gira sobre sí misma), hacemos clic en la parte superior en Elegir archivo, cargamos el archivo a convertir y presionamos en la parte inferior en Convertir ahora.
Excel y Word están fuertemente interconectados entre sí: utilizándolos juntos seremos capaces de llevar tablas profesionales a cualquier documento, preparándolo para la presentación en la oficina o ante el jefe. Algunas tablas simples son obtenibles directamente desde Word, sin pasar por Excel; si en cambio el documento está lleno de tablas, es conveniente utilizar uno de los sitios de conversión mencionados anteriormente para convertir un Excel a un archivo Word.
Dudas frecuentes y sus soluciones
¿Cómo copiar y pegar una tabla de Excel a Word sin perder formato?
Para copiar y pegar una tabla de Excel en Word sin perder el formato, sigue estos pasos:
- Abrir Excel: Selecciona la tabla que deseas copiar.
- Copiar la tabla: Presiona
Ctrl+C
o haz clic derecho y selecciona 'Copiar'. - Abrir Word: Dirígete al documento de Word donde quieres pegar la tabla.
- Pegar los datos:
- - Coloca el cursor en el lugar deseado.
- Presiona
Ctrl+V
para pegar. - Opciones de pegado:
- Después de pegar, haz clic en el icono de 'Opciones de pegado' que aparece junto a los datos.
- Selecciona 'Mantener formato de origen'. Esto conservará el aspecto original de la tabla tal como estaba en Excel. Siguiendo estos pasos, podrás transferir tus tablas de Excel a Word manteniendo el formato de manera efectiva.
¿Cómo copio datos de Excel a una tabla de Word?
Para copiar datos de Excel a una tabla de Word de forma rápida, sigue estos sencillos pasos:
- Selecciona los datos en Excel:
- - Abre tu archivo de Excel.
- Selecciona las celdas que deseas copiar.
- Copia los datos:
- Presiona
Ctrl + C
en tu teclado para copiar los datos seleccionados. - Abre Word:
- Dirígete al documento de Word donde quieres insertar los datos.
- Pega los datos:
- Haz clic en la ubicación donde deseas que aparezcan los datos.
- Presiona
Ctrl + V
para pegar. - Ajusta el formato si es necesario:
- Si los datos no se ven como deseas, puedes aplicar formato a la tabla en Word para que coincida con el estilo de tu documento. Siguiendo estos pasos podrás transferir fácilmente tus datos de Excel a una tabla en Word.
¿Cómo pasar la información de una tabla de Excel a Word?
Para transferir información de una tabla de Excel a Word de manera rápida y eficiente, sigue estos pasos:
- Seleccionar la tabla en Excel:
- - Abre tu archivo de Excel y selecciona la tabla que deseas copiar. Asegúrate de incluir todas las celdas relevantes.
- Copiar la tabla:
- Presiona
Ctrl+C
o dirígete a la pestaña de 'Inicio' y elige la opción “Copiar”. - Abrir el documento de Word:
- Inicia Microsoft Word y abre el documento donde deseas insertar la tabla.
- Pegar la tabla:
- Haz clic en el lugar del documento donde quieres que aparezca la tabla y presiona
Ctrl+V
o selecciona “Pegar” desde la pestaña de 'Inicio'. - Ajustar el formato (opcional):
- Si es necesario, ajusta el formato de la tabla en Word para que se ajuste a tu diseño. Puedes cambiar el estilo, la alineación y el tamaño de las celdas según tus necesidades. Este método permite transferir tanto datos como formatos de una manera sencilla, asegurando que la información se vea organizada y profesional en tu documento de Word.
¿Cómo vincular una tabla de Excel a un documento de Word?
Para vincular una tabla de Excel en un documento de Word de forma rápida y sencilla, sigue estos pasos:
- Abre tu documento de Word y dirígete a la pestaña Insertar en la barra de herramientas superior.
- Haz clic en Objeto en el grupo de texto. Esto abrirá un cuadro de diálogo.
- Dentro de este cuadro, selecciona la opción Crear desde archivo.
- Haz clic en Examinar y navega hasta el archivo de Excel que contiene la tabla que deseas vincular.
- Selecciona el archivo y luego haz clic en Insertar.
- En este punto, tendrás dos opciones:
- - Marca
Mostrar como icono
- si deseas que la tabla aparezca como un ícono en tu documento.
- Marca Vincular a archivo para crear un vínculo directo a la tabla de Excel. Esto permitirá que cualquier cambio en el archivo de Excel se refleje automáticamente en tu documento de Word.
- Finalmente, haz clic en Aceptar para completar el proceso. Siguiendo estos pasos, podrás integrar eficientemente datos de Excel en tu documento de Word, asegurando que siempre estés utilizando la información más actualizada.
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