Con Microsoft Excel podemos generar automáticamente tablas, sumas y gráficos de varios tipos aprovechando la función de Análisis Rápido.
Microsoft Excel utiliza desde hace muchos años un sistema de generación automática de tablas, sumas y gráficos llamado Análisis rápidofácilmente obtenible simplemente seleccionando todos los datos para usar con el ratón y presionando sobre el pequeño icono presente en la esquina inferior izquierda.
Para optimizar el trabajo con las hojas de cálculo más avanzadas (como las que se utilizan en los negocios) veamos cómo utilizar las distintas pantallas de Análisis rápido en Excelpara que puedas acceder a él rápidamente cuando sea necesario.
1) Formato
La primera pantalla de Análisis rápido es Formatoque ofrece algunas buenas opciones para editar datos resaltados sin tener que usar los botones de la barra superior.
En esta pantalla podemos agregar barras de valores, una escala de valores, un conjunto de íconos de valores, establecer los valores más grandes, resaltar el texto presente en los cuadros y eliminar cualquier formato presente.
2) Gráficos
Esta es probablemente la pantalla que usará con más frecuencia, ya que proporciona atajos convenientes para crear gráficos más populares en cualquier tipo de hoja de Excel.
Desde la pantalla podemos crear gráficos de columnas anchas, gráficos de barras verticales, gráficos de barras horizontales, gráficos de columnas estrechas, el diagrama de dispersión y acceder a los demás gráficos disponibles con Excel. Los detalles del gráfico generado se pueden personalizar en la parte superior, en el nuevo menú que se abrirá Estructura del gráfico.
3) Totales
Otra pantalla conveniente para usar con frecuencia es Totalesdiseñado para completar una tabla o selección de datos con una fila de totales u otros resultados matemáticos.
De hecho, desde la pantalla podemos generar la fila (o columna, eligiendo los iconos azules o naranjas) de la suma, la media, el conteo, el total en porcentaje y el total numérico.
4) Mesas
Otra pantalla de Análisis rápido muy utilizada es, sin lugar a dudas, Mesasque proporciona una herramienta válida para crear una tabla conveniente de datos seleccionados.
Usando esta pantalla podemos crear un mesa sencilla (que podemos personalizar más adelante en el menú Estructura de la mesa que aparecerá en la parte superior) y el tabla dinámicadel que hablamos en nuestra guía sobre cómo crear una tabla dinámica y para qué sirve.
5) Gráficos minigráficos
EL gráficos minigráficos son gráficos de líneas muy utilizados en el sector empresarial; gracias a Rapid Analysis podemos crearlos rápidamente sin tener que abrir cada vez el menú para insertar nuevos gráficos personalizados.
Desde la pantalla podemos generar un gráfico de líneas, un gráfico de columnas y un gráfico con positivos y negativos. Después de agregar la columna del minigráfico podemos cambiar su apariencia en el menú dedicado que se abrirá en la parte superior, eligiendo el color de las líneas, el tipo de gráfico y los datos que se deben utilizar (podemos cambiarlos presionando Editar datos).
Conclusiones
La función de análisis rápido es una verdadera "ayuda" para todos los usuarios que utilizan Excel a diario, dado que acelera algunas operaciones comunes (como crear tablas, gráficos, líneas totales y similares), hace que sea muy fácil personalizar nuevas incorporaciones y le otorga acceso a algunas funciones muy específicas, como minigráficos y tablas dinámicas.
Para obtener más información, podemos leer nuestras guías en cómo corregir los errores #NUM, #VALUE y #DIV/0 en Excel vamos cómo usar copiar y pegar especial en excel.
Si por el contrario queremos sorprender a todos en el trabajo también podemos leer la guía anterior. cómo mejorar en Excel en hojas de cálculo (también con LibreOffice y Google Sheets).
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