Hoy en día, con el avance de las nuevas tecnologías, es más fácil almacenar información escrita en un soporte digital. Una operación que es posible gracias a un proceso de escaneo de documentos. Realizado utilizando varias herramientas como escáneres o impresoras, el primero te será de gran utilidad. ¿Qué significa escanear un documento? ¿Por que hacerlo? ¿Cuáles son las diferentes técnicas para lograr esto?
¿Qué significa "escanear un documento"?
La creación de un documento es un proceso informático que ha evolucionado significativamente y tiene varias ventajas. Escanear o digitalizar un documento es una operación que consiste en crear desde un documento en formato papel a un archivo digital (PDF o imagen). Legible, permitirá al usuario encontrar fielmente todos los datos que estaban presentes en el antiguo archivo original (escrito).
¿Por qué escanear un documento?
Esta técnica de escaneo de documentos tiene varias ventajas. Para empezar, este proceso tecnológico le permite Guarde sus datos cuidadosamente. De hecho, al escanear sus documentos, obtendrá datos digitales que podrá guardar en un medio de almacenamiento como un disco duro. Gracias a esto podrás tener acceso a todos tus datos, sin la más mínima dificultad. Con el reconocimiento de caracteres mediante software OCR, puedes incluso transformar texto escrito en texto digital.
Además de preservar sus datos, escanear sus archivos escritos también le permitirá para asegurar toda la información que hay. Una operación que le dará la oportunidad de mantener todos sus datos sensibles lejos de miradas indiscretas.
Otra ventaja de tal operación es ahorrando tiempo. De hecho, la experiencia ha demostrado que cuando escaneas tus archivos puedes encontrarlos muy rápidamente. Esto le permitirá realizar rápidamente sus tareas y aumentar su productividad.
En una empresa, escanear documentos también permite a estos últimos lograr ahorros reales. Además del presupuesto destinado al mobiliario para el archivo de tus documentos, esto también te permitirá reducir los gastos económicos que supondrá su adquisición.
Las diferentes soluciones para escanear un documento
En estos momentos dispones de multitud de soluciones que te permitirán escanear un documento con total tranquilidad. Aquí hay algunos.
Impresoras multifunción
Las impresoras multifunción son dispositivos informáticos que combinan de 3 a 4 funciones. Con estos, realmente tienes la posibilidad imprimir, escanear, fotocopiar y enviar por fax un documento. Estas características deberían ser un criterio de elección a la hora de comprar una impresora.
Además, también vale la pena señalar aquí que la mayoría de estas impresoras se venden a un precio asequible en el mercado. Con estos podrás ahorrar tiempo y dinero.
Sin embargo, al ser máquinas todo en uno, debes asegurarte de que siempre permanezcan funcionales. De hecho, ante el más mínimo mal funcionamiento de una de sus funciones o en caso de un problema como una impresora que ya no funciona en Windows 10, corre el riesgo de no poder escanear sus documentos.
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Escáneres especializados
Los escáneres especializados son actualmente las mejores herramientas que se utilizan para escanear documentos. Un claro aumento en su uso demuestra las múltiples ventajas que ofrecen. Con estos tendrás la posibilidad de obtener muy buenos resultados. y las posibilidades son más numerosas y eficientes, como por ejemplo la funcionalidad de escáner de doble cara documentos. Las marcas de escáneres más conocidas son generalmente las mismas que las de los fabricantes de impresoras: HermanoHP, Canon, Epson, etc.
Además, al igual que las impresoras multifunción, el uso de escáneres especializados le permitirá ahorrar tiempo y generar importantes ahorros. Si hay un punto en el que estos dispositivos tienen inconvenientes es en términos de su precio es mayor.
Tenga en cuenta que existen diferentes tipos de escáneres digitales: escáneres de oficina, escáneres compactos, escáneres profesionales, escáneres móviles que se encuentran a menudo, por ejemplo, en las farmacias (escaneo de la receta de su médico).
Soluciones móviles: smartphones o tablets táctiles
Hoy en día también es posible escanear documentos con teléfonos inteligentes. Muy practico, Sus soluciones móviles también le permitirán convertir sus datos a varios formatos. Además de ser prácticas, también cabe destacar que la mayoría de aplicaciones de escaneo móvil son gratuitas (aunque a veces más limitadas en cuanto a funcionalidad).
Sin embargo, todavía lamentamos algunos errores registrados durante su uso. Un problema que generalmente se menciona con el del espacio de almacenamiento disponible que hace que el uso del almacenamiento de archivos en línea en la Nube (en Google Drive, Microsoft Onedrive u otro) sea casi imprescindible. De hecho, dado que está utilizando su teléfono móvil, no podrá escanear una gran cantidad de documentos como podría hacerlo fácilmente desde una computadora. Esto es muy práctico para uso ocasional pero más complicado de implementar a mayor escala.
Explicaciones en vídeo para aprender a escanear un documento desde un ordenador o smartphone
El primer video le muestra en detalle cómo escanear o digitalizar un documento desde una impresora a una computadora creando un archivo PDF:
¡Y un vídeo tutorial que explica cómo escanear documentos con tu smartphone!
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