Cuando recibe muchos mensajes de correo electrónico, es importante organizar en carpetas, pero es igualmente importante que esta distribución es automática, para que siempre sepa qué categoría de búsqueda ciertos tipos de mensajes.

En los servicios web.mail tales como Google Mail, Yahoo Mail, Hotmail y otros, puede crear filtros de correo electrónico automático basado en ciertas reglas.

También en el programa Microsoft Outlook, puede crear filtros y reglas para automatizar la organización del correo entrante en carpetas específicas .

El proceso descrito se aplica a todos los tipos de reglas de correo electrónico de Outlook.

Por ejemplo, si se suscribe a nuestro boletín para recibir click-oeste mensajes de correo electrónico (desde el formulario de inscripción a la derecha), es posible que desee a los mensajes de correo electrónico “pom-heyweb” se catalogan en una carpeta específica tal vez llamado “noticias de TI”.

1) Ve a la pestaña Herramientas y seleccione la opción Reglas y alertas.

2) En la sección Reglas de correo, pulse el botón Nueva regla (o Editar regla si cambia una regla existente).

3) En la sección Organizar, seleccione el requisito básico (en este caso, se puede mover mensajes de un usuario específico a una carpeta).

4) En la parte inferior de la ventana es una sección llamada “Paso 2” con la frase Aplicar la regla a los mensajes entrantes …….

En esta frase, debe hacer clic en los diferentes enlaces que las opciones de color azul y cámbielo si fuera necesario.

Haga clic en “Usuarios” y especificar las direcciones de correo electrónico para ser utilizado como filtro (en nuestro ejemplo, la dirección www.clic-ouest.fr con la que se reciben los artículos).

La lista muestra sólo las añadidas a la libreta de direcciones, por lo que debe asegurarse de que ha añadido la dirección de correo electrónico a sus contactos antes de que seleccione.

Haga clic en “mover el mensaje a la carpeta seleccionada” y elegir la carpeta en la que los correos electrónicos filtrados automáticamente son.

En este caso, puede crear una nueva carpeta en la ventana de selección.

5) Haga clic en Siguiente y, posiblemente, refinar la regla, añadiendo parámetros adicionales.

Por ejemplo, incluir sólo los mensajes cuyo asunto contenga palabras específicas.

6) A continuación, introduzca alguna excepción a la regla.

7) Nombre del filtro automático y haga clic en Finalizar.

En primer lugar, sin embargo, puede ser útil para el Aplicar a los mensajes existentes y activar la regla.

Esto asegura que los mensajes nuevos y ya alcanzados que cumplen la regla se mueven a la carpeta corresponsal.

Si desea acortar el proceso si no se necesita una regla más detallada, puede hacer lo mismo, más rápido haciendo clic en un mensaje en su bandeja de entrada y seleccionando Crear regla.

Esto facilita en gran medida la selección de las condiciones y de la configuración de un filtro con movimiento automático de mensajes a carpetas específicas de Outlook.