Cómo imprimir un área precisa de Excel

¿Queremos imprimir solo una parte específica de la hoja de Excel? Veamos cómo proceder utilizando las funciones integradas en el programa.

Imprimir toda una hoja de cálculo en Excel es bastante sencillo: solo tenemos que pulsar arriba Archivo -> Imprimir y elija la impresora a utilizar; alternativamente también podemos usar el atajo de teclado CTRL + P para imprimir rápidamente toda la hoja de cálculo. Pero, ¿y si solo tenemos que imprimir una zona precisa de la hoja de Excel? ¿Cómo podemos imprimir siempre solo esa parte de la hoja, para no tener que seleccionar manualmente las celdas a imprimir de vez en cuando?

En la siguiente guía, le mostraremos un truco profesional para imprimir un área específica de Excel e imprimir esa área nuevamente tantas veces como sea necesario; de esta manera también podremos actualizar esa hoja de cálculo con nuevos datos más adelante y comenzar siempre a imprimir las celdas preseleccionadas, sin perder tiempo en recrear el área de impresión cada vez.

Cómo configurar el área de impresión de Excel

Para establecer un área de impresión precisa abrimos Excel en nuestra computadora, abrimos la hoja de cálculo en la que estamos trabajando, seleccionamos las celdas con las que crear el área (manteniendo presionado el botón izquierdo en la primera celda y arrastrando en la hoja), presionamos arriba El menú Diseño de página y finalmente seleccione Área de impresión -> Establecer área de impresión.

El área seleccionada se convertirá en la impresa en la hoja de papel o PDF, independientemente del tipo de contenido. Dentro del área podemos insertar tanto tablas de datos como gráficas: cambiando el contenido dentro de ella podremos imprimir hojas diferentes cada cierto tiempo, manteniendo el formato de las tablas o gráficas.

Este truco es muy útil para quienes trabajan en contabilidad: al crear una sola tabla por horas o por salarios mensuales podemos actualizarla mes a mes e imprimir inmediatamente la parte modificada, sin tener que seleccionarla cada vez.

Si el área a imprimir no es homogénea (es decir, hay espacios que no se deben imprimir), podemos saltar las áreas manteniendo presionada la tecla CTRL y seleccionando cada vez las áreas que queremos incluir en la impresión; al final de la selección, presione de nuevo en Diseño de página -> Área de impresión -> Establecer área de impresión para imprimir solo lo que necesitas.

Cómo ver el área de impresión

¿Hemos creado un área de impresión heterogénea y queremos comprobar inmediatamente si la impresión es correcta? Para aislar el área de impresión del resto de la hoja, presione la parte superior del menú Vista y presiona el boton La previsualización del salto de página.

La hoja de Excel se reducirá para mostrar solo las áreas de impresión creadas anteriormente, de modo que tenga una buena vista previa de cómo se verá la hoja cuando se imprima. Si el resultado es satisfactorio podemos volver a la vista clásica pulsando la tecla Normal; si por el contrario hay algún error, repetimos el proceso visto en la página anterior, borrando el área que hemos seleccionado y llevándonos a la ruta Diseño de página -> Área de impresión y finalmente presionando Borrar área de impresión.

Cómo agregar nuevas celdas al área de impresión

Si durante la compilación del documento notamos que el área de impresión es mucho más grande de lo esperado, presionamos el mouse en un punto libre de la hoja para deseleccionar las áreas de impresión antiguas, seleccionamos las áreas de impresión nuevas (que pueden ser contiguas a los ya seleccionados están muy lejos de ellos), retomemos el camino Diseño de página -> Área de impresión y esta vez presionamos sobre el ítem Agregar área de impresión.

Pulsando este botón añadiremos nuevas áreas de impresión al documento final; para ver el resultado, repita los pasos anteriores para la vista previa de impresión y, si está satisfecho, presione las teclas CTRL + P para iniciar el proceso de impresión.

Cómo configurar el área de impresión en LibreOffice Calc

Microsoft Excel es una herramienta indispensable para trabajar en la oficina, pero en el entorno doméstico podemos reemplazarlo fácilmente con la aplicación LibreOffice Calc, el administrador de hojas de cálculo integrado en la suite de código abierto. LibreOffice.

Para delinear las áreas de impresión abrimos el programa Calc, cargamos el documento a imprimir o creamos una tabla o gráfico en base a nuestros datos, seleccionamos las celdas (manteniendo presionado el botón izquierdo del mouse y haciendo scroll), presionamos arriba en el menú Disposición y finalmente haga clic en Área de impresión.

Junto a este elemento encontramos las teclas para añadir las áreas de impresión (siempre manteniendo pulsada la tecla CTRL), la tecla Salto de página (para usar como vista previa de impresión) y la tecla para eliminar las áreas seleccionadas.

Conclusiones

En Excel y LibreOffice Calc podemos evitar imprimir toda la hoja, pero también podemos imprimir solo las áreas que actualizamos con más frecuencia o las áreas donde hay tablas y gráficos, para ahorrar papel y obtener solo hojas ordenadas. Al actualizar los datos contenidos en las áreas de impresión, nos aseguraremos de imprimir siempre solo esos, sin tener que seleccionar manualmente las celdas para cada proceso de impresión.

Convertirse en un usuario experto de Excel requiere mucha práctica con el programa y mucho trabajo, pero ciertamente podemos acelerar el proceso de aprendizaje leyendo nuestras guías sobre cómo ser bueno en Excel en hojas de cálculo y en lo mejor Trucos de Excel para convertirte en un experto en cálculos y presentación de datos.

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