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Usar una cuenta de OneDrive para compartir sus documentos

¿Cómo acceder a sus archivos desde cualquier computadora? ¿Y cómo recupera los archivos que usa en el trabajo desde casa y viceversa? ¿Cómo consultar un documento importante al viajar? La respuesta de Microsoft a este problema tiene un nombre: OneDrive. Es su almacenamiento privado de Internet y es una parte integral de Windows 10.

onedrive

OneDrive (anteriormente conocido como SkyDrive) es el espacio de almacenamiento en línea de Microsoft. Ofrece 15 GB de espacio en su versión gratuita. Este espacio se puede ampliar hasta 1 TB suscribiéndose a una oferta de pago.

OneDrive le permite acceder y compartir sus archivos (fotos, documentos, etc.) con quien quiera, esté donde esté. Sus fotos, documentos y otros archivos importantes están disponibles en su teléfono, tableta, PC o Mac.

Además de poder almacenar tus datos en la nube de forma gratuita (hasta 15 GB), OneDrive te permite sincronizar tus carpetas entre diferentes dispositivos: PC, smartphones, tablets, etc.

Uno de los beneficios es que obtiene Office Web Apps para Word, Excel, PowerPoint y OneNote de forma gratuita.

Aunque todavía no estamos acostumbrados, con OneDrive, diferentes personas en diferentes lugares pueden trabajar en el mismo documento, al mismo tiempo: escribe un número en una celda de Excel y ve a su colega escribiendo en la celda. ‘al lado.

El intercambio de documentos solo se realiza con personas de su elección de acuerdo con la configuración de derechos y nada le impide mantener ciertos documentos confidenciales.

Si está ejecutando Windows 10 e inició sesión en una cuenta de Microsoft, puede ver de forma nativa todos sus archivos y fotos, editar y compartir documentos de Office.

Lo mejor de todo es que su fondo, pantalla y configuraciones se mueven con usted de un dispositivo a otro.

¿Qué carpetas sincronizar?

Windows 10 coloca OneDrive en el panel de navegación del Explorador de archivos, lo que facilita el acceso.

De hecho, OneDrive se comporta como cualquier otra carpeta, con una excepción: los archivos y carpetas que copia en su carpeta de OneDrive también se guardan en el espacio que Microsoft le ha asignado en Internet.

Esto puede crear un problema. Los teléfonos inteligentes, tabletas y computadoras portátiles no tienen una capacidad de memoria muy grande. OneDrive, por otro lado, es capaz de tragar toneladas de archivos. Por ejemplo, es probable que su tableta no tenga suficiente espacio para guardar una copia de todo lo que ha almacenado en OneDrive.

Windows 10 te ofrece como solución seleccionar las carpetas que deben permanecer solo en OneDrive, y las que deben estar sincronizadas, es decir duplicadas también en el dispositivo (PC, tableta, etc.).

Los archivos que decida sincronizar se actualizarán automáticamente para que estén en el mismo estado en su computadora y en la nube de Internet. En otras palabras, OneDrive juega en este caso el papel de una unidad de respaldo, al tiempo que permite el acceso a su contenido desde otra PC, una tableta o un teléfono inteligente.

Los archivos que no están sincronizados residen solo en OneDrive. Si lo necesita, puede acceder a él visitando OneDrive en Internet, como veremos un poco más adelante.

Cuando hace clic en la carpeta OneDrive en una nueva PC, Windows le permite elegir qué archivos y carpetas se almacenarán solo en OneDrive y cuáles también se guardarán como copias en su PC.

Hay dos opciones de sincronización disponibles

La opción Sincronizar todos los archivos y carpetas en mi OneDrive

A menos que tenga una buena razón para decir que no, marque esta opción para que todos sus archivos de OneDrive tengan una copia en su PC (o en la tarjeta de memoria de su tableta). Generalmente, esto no es un problema para las computadoras de escritorio, y es un seguro a todo riesgo.

La opción Sincronizar solo estas carpetas

Esta opción es más interesante con un dispositivo con poca memoria de almacenamiento. En este caso, verifique los nombres de las carpetas que deben sincronizarse y desmarque los nombres de las que solo permanecerán en OneDrive.

Abrir y guardar archivos con OneDrive

Cuando inicia sesión por primera vez en Windows 10 con una cuenta de Microsoft, Windows crea dos carpetas vacías en su espacio de OneDrive: Documentos e Imágenes. Por supuesto, se le agregan otras carpetas dependiendo de las elecciones que hizo al configurar OneDrive.

La forma más sencilla de verlos es hacer clic en el icono del Explorador de archivos en la barra de tareas. OneDrive aparece en el panel de navegación en el lado izquierdo de la ventana, al igual que el contenido de su computadora o red. Haga clic en su nombre y su contenido se mostrará en el panel derecho.

Para ver el contenido de una carpeta o editar un archivo de OneDrive, simplemente haga doble clic en el elemento correspondiente. Si es un archivo, se abrirá en el programa que lo creó.

Para realizar una copia de seguridad de algo nuevo en OneDrive, cópielo o los elementos seleccionados en la carpeta de destino de OneDrive, como la carpeta Documentos. Tenga en cuenta: una grabación en la carpeta Documentos de la PC no afecta a OneDrive de ninguna manera.

Para eliminar algo de OneDrive, debe hacer clic derecho sobre él y elegir el comando Eliminar en el menú contextual . El elemento se envía a la Papelera de reciclaje de Windows, donde se puede recuperar en caso de error.

No importa lo que haga con el contenido de su carpeta OneDrive, Windows 10 actualiza automáticamente los elementos que han cambiado en Internet.

¿Aún no ha creado su cuenta de Microsoft? Hazlo rápido y aprovecha para ordenar tus archivos antes de organizar tu espacio de almacenamiento personal online sin olvidar que será el mismo en todos tus dispositivos.

Si necesita más almacenamiento en OneDrive, puede hacerlo (y un poco menos gratis, es cierto).

Así que pruebe la función que carga automáticamente fotos desde su teléfono inteligente (iOS, Android o Windows Phone) a OneDrive: cuando cambie de teléfono, siempre estarán disponibles.

Finalmente, tal vez le interese una suscripción a Office 365: entonces tendrá espacio de almacenamiento ilimitado en OneDrive.