Ser bueno con Excel en hojas de cálculo (también con LibreOffice y Google Sheets)

4 cosas que debe saber para ser bueno con Microsoft Excel, LibreOffice Cal y Google Sheets en la gestión de hojas de cálculo

Quienes trabajan en la computadora tarde o temprano comenzarán a trabajar con hojas de cálculo, una de las herramientas más complejas y poderosas que se pueden usar en una computadora en el lugar de trabajo. Convertirse en un experto en Excel no es nada fácil, pero al menos podemos aprender las operaciones y funciones fundamentales para ser buenos con Excel y con los gestores de hojas de cálculo que ofrece.

LEA TAMBIÉN: Cómo hacer cálculos en Excel

1) Ingrese datos rápidamente usando Formularios o formularios

Ingresar datos en una hoja de cálculo es el punto de partida de cualquier análisis tabular. Todos los principiantes de Excel escriben datos manualmente en las celdas, pero usarían un Formulario mucho antes. El Formulario es un formulario autoguiado para ingresar datos rápidamente en las celdas para que pueda escribir y presionar Entrar para pasar a la siguiente celda.

Para agregar el botón Formulario en la última versión de Excel, presione en la parte superior en Expedienteseleccionamos el elemento Opcionesseguimos adelante Acceso rapido a la barra de herramientasrevisamos el artículo Mostrar barra de herramientas de acceso rápido luego seleccionamos en la parte superior Todos los comandos (bajo el encabezado Elija comandos de) y Para todos los documentos (bajo el encabezado Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido); ahora todo lo que tenemos que hacer es encontrar la llave Módulo en la parte izquierda y presiona agregarpara agregarlo a la parte superior de la ventana de Excel.
Ahora que hemos añadido el botón Módulo en nuestra ventana de Excel podemos crear un formulario (o un modelo, o una máscara de entrada de datos) escribiendo los encabezados de las columnas, facilitando mucho el trabajo que hacemos en las celdas.

En LibreOffice Calc puede ingresar datos con el formulario presionando en el menú Datos-> Formulario. Antes de usar la función Formulario tienes que crear los encabezados de las columnas para que la compilación sea guiada y rápida.

En Hojas de cálculo de Google, los formularios son un objeto en sí mismos que te permiten crear encuestas de opción múltiple para compartir en línea; puedes crear un formulario desde el botón Crear o se pueden insertar (con el menú insertar) dentro de una hoja de cálculo.

Para saber más también podemos leer las guías oficiales sobre Formularios de LibreOffice Calc y en Formularios de Hojas de cálculo de Google.

2) Realizar cálculos con funciones y fórmulas

Una vez que hemos ingresado los datos en las celdas, es casi seguro que necesitamos realizar una operación o un cálculo, de lo contrario, ¡habríamos usado Word! Las funciones y fórmulas deben escribirse en el cuadro de texto en la parte superior y le permiten manipular los datos de una hoja de cálculo, realizar operaciones matemáticas simplesagregar números en una columna, promedio o incluso trabajar con objetos del mundo real como fechas o dinero.

Todos los programas de cálculo tienen su propio conjunto de funciones, con algunas diferencias. En estas páginas en italiano se recopilan todas las fórmulas que se pueden realizar en Sobresalir, Calc de LibreOffice Y Hojas de cálculo de Google.

Saberlos todos de memoria es imposible, pero saber bien cuáles se usan más y cuáles se necesitan para el trabajo es fundamental. Veamos juntos algunas operaciones básicas que conviene conocer:

• La suma de los números en las celdas: = SUMA (A1, B1) sumar dos números mientras = SUMA (A1: A5) es la suma de todas las celdas A1 a A5.
• = PROMEDIO (A1, B1) es el promedio de dos números; = PROMEDIO (A1: A10) es el promedio de los números A1 a A10.
• = REDONDO ((SUMA (A1: A10)), 0) redondear los decimales de la suma de los números de A1 a A10, combinando dos fórmulas en una.

Cada fórmula también se puede encontrar en el menú. Insertar - Fórmula. Para saber más también podemos leer nuestra guía sobre cómo usar fórmulas para contar en Excel (COUNT y SUM).

3) Ordenar datos con filtros y tablas dinámicas

Una vez que haya ingresado los datos sin procesar y haya realizado todos los cálculos usando las funciones y fórmulas, ahora es necesario visualizarlos de una manera clara y sencilla. Por ejemplo, podemos ordenar una serie de datos por columna: haga clic en CTRL-A para seleccionar toda la hoja, vamos a la pestaña Datos de la cinta, haga clic en "Clasificary elegir la columna y el criterio que puede ser, por ejemplo, por número de pedido. Siempre desde el menú Datos también podemos entrar filtrospor ejemplo, para excluir elementos duplicados.

Las tablas dinámicas son filtros avanzados que sirven para filtrar grandes listas de datos que de otro modo serían imposibles de leer. Las tablas dinámicas te permiten tomar algunos datos para hacer un resumen y ver solo algunos de ellos, ocultando el resto. En Excel podemos crear la Tabla Dinámica desde el menú insertarmientras que en Calc de LibreOffice desde el menú Datos.

Aquellos que quieran aprender más también pueden leer las guías sobre cómo filtrar datos en excelcomo crear Tablas dinámicas en Libreoffice y como crear tablas dinámicas en Hojas de cálculo de Google.

4) Crear gráficos

Ahora que la hoja de cálculo está completa con datos, cálculos y tablas, podemos aprovechar una de las funciones más utilizadas en Excel y en las alternativas: i gráficos, disponible en versiones 2D y 3D. Después de crear la tabla con datos, seleccione todas las celdas de la misma tabla, presione el menú en la parte superior insertar y presiona Gráficos recomendados o en una de las teclas en forma de gráfico en la sección llamada gráficos.
En la ventana que se abre, elegimos el mejor gráfico para el tipo de datos utilizados y personalizamos cada elemento del mismo, para poder obtener una representación gráfica precisa de todos los datos que hemos introducido en la tabla o en el parte resaltada de la hoja de cálculo.

Para agregar gráficos a LibreOffice Calc seleccionamos la tabla o celdas con los datos a utilizar, presionamos en la parte superior del menú insertar y luego en la tecla Gráfico. Si usamos Hojas de cálculo de Google podemos agregar gráficos abriendo la página web de la hoja de cálculo llena de datos, seleccionando los datos o tablas, presionando el menú Insertar en la parte superior y presionando el elemento Gráfico.

Para saber más también podemos leer las guías oficiales sobre como crear un grafico en excel, cómo crear un gráfico en LibreOffice Calc y finalmente cómo crear un gráfico en Google Sheets.

5) Crear macros para tareas repetitivas

Trabajar con Excel puede volverse muy aburrido porque a menudo implica tareas repetitivas. Para evitar hacer el mismo trabajo todos los días, puede crear una macro y registrar las cosas que hace para que la computadora pueda hacerlo por sí sola.

Las macros son un punto fuerte de Excel y LibreOffice pero hay que tener cuidado porque algunas macros pueden no ser compatibles con Microsoft Office. En Excel, LibreOffice Calc y Google Sheets es posible crear macros más complejas con scripts de programación eso requeriría un poco de estudio.

Dada la complejidad del tema, le sugerimos leer las guías oficiales sobre como crear macros en excelsobre cómo crear macros en LibreOffice Calc y finalmente como crear macros en Hojas de cálculo de Google.

Conclusiones

Todas estas características son solo la punta del iceberg de lo que podemos hacer con programas muy potentes como Microsoft Excel o LibreOffice Calc. Usar hojas de cálculo es en realidad una profesión y los usuarios que saben cómo usar bien estas herramientas siempre son muy apreciados en el lugar de trabajo, especialmente en las oficinas administrativas y en la contabilidad.

Para saber más, también podemos leer nuestra guía de funciones de Excel más útiles para filtrar datos y ver gráficos.

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