Programas para trabajo remoto y colaboración grupal en línea

Los mejores y más utilizados programas gratuitos para trabajar de forma inteligente y en línea en colaboración con otras personas

Usar Aplicaciones y programas web que operan a través de Internet para trabajo remoto. es, en mi opinión, un enfoque muy productivo y económico al que las empresas públicas y privadas tendrán que llegar tarde o temprano. De momento el uso de herramientas de colaboración online entre grupos de personas se limita a grupos de profesionales independientes, que viven en diferentes países y ciudades, para trabajar en proyectos comunes pero sobre todo en proyectos que tienen que ver con sitios web. Aunque siempre trato de patrocinar programas de este tipo, soy consciente de las dificultades que dificultan su difusión y uso. Los mayores problemas sin duda están relacionados con la seguridad de los datos y la falta de propensión a utilizar Internet como herramienta de trabajo (incluso hoy hablamos de Internet más por entretenimiento que por motivos de productividad).

En esta guía, por lo tanto, le mostraremos, con más detalle, qué herramientas utilizar para trabajar de forma remota, gestionar proyectos y fomentar la colaboración en equipo. Muchas herramientas son gratuitas o tienen una versión gratuita con límites muy específicos, st

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Índice

    Las mejores aplicaciones para el trabajo colaborativo a distancia

    Los tiempos para poder trabajar de forma remota todos juntos en un solo documento o en un solo proyecto están maduros, solo use bien los programas en los siguientes capítulos para poder trabajar con la misma efectividad y la misma velocidad que se obtiene del trabajo de oficina tradicional.

    Aplicaciones para el trabajo colaborativo

    Entre las mejores aplicaciones que podemos usar para el trabajo compartido se encuentra Wekan, una plataforma de código abierto sin límites de tiempo y sin restricciones de uso y accesible desde sitio oficial.

    Con esta auténtica pizarra interactiva online colaborativa tendremos en nuestras manos una herramienta inmejorable para mantener el trabajo, las listas de tareas pendientes y los proyectos seguidos en el orden correcto. Desde el cuadro de mando tenemos un panorama completo de todos los proyectos activos, aumentando significativamente la productividad en la empresa, de manera que podemos centrar la atención en cada proyecto o incluso en unos pocos elementos prioritarios. Wekan admite la mayoría de las funciones diseñadas para la colaboración en línea: interfaz de usuario que funciona a través de la web, comentarios de usuario sobre cada proyecto individual, asignaciones de colegas a cada proyecto, etiquetas personalizables, vistas filtradas y mucho más.

    Otra aplicación similar a Wekan para organizar mejor el trabajo remoto es Padlet, accesible desde sitio oficial.

    Padlet ofrece una pizarra interactiva online que se puede personalizar según los proyectos y el tipo de trabajo a realizar, permite asignar permisos de acceso y modificación a todos los compañeros de trabajo, ofrece un chat eficaz y rápido para intercambiar ideas sobre cada proyecto y el cuadro de mando permite tener todo bajo control, pudiendo cerrar proyectos terminados y poner en primer plano los proyectos prioritarios, para aumentar significativamente la productividad de la empresa.
    Hablamos bien de Padlet también en las escuelas, como se ve en la guía Con Padlet para crear tablones de anuncios compartidos y proyectos escolares colaborativos.

    Otro servicio muy útil para el trabajo en grupo y para la organización de proyectos remotos es Flojo, Disponible de sitio oficial.

    Slack es una herramienta de comunicación y colaboración en línea que facilita el trabajo remoto entre personas y grupos de personas. La aplicación web, que funciona sin descargar nada, solo desde el navegador, tiene una interfaz gráfica muy limpia y profesional con varias funciones para compartir en tiempo real. Es un conjunto de herramientas adecuadas para la gestión de documentos, actividades laborales, proyectos conjuntos, calendarios y plazos y notificaciones. La holgura puede ser un gran herramienta para pequeñas empresas o grupos de profesionales que necesitan una plataforma de trabajo común. La función principal de Slack es el chat que permite a todos los miembros del grupo compartir ideas y comunicarse entre sí. Luego, puede compartir sus trabajos, archivos, documentos y calendarios integrando varias aplicaciones como Google Docs, Asana, Trello y otras aplicaciones. En general, es uno completa herramienta de colaboración en línea para PC y teléfonos inteligentes que admite el trabajo remoto, pero también el gestión de proyectos de grupos de trabajo para proyectos, incluso si todas las personas estuvieran alrededor del mismo escritorio.

    Además de las pizarras interactivas para la gestión de proyectos, también es necesario agregar un sistema eficaz para reuniones y videoconferencias; actualmente el mejor servicio es sin duda Zoom, Disponible de sitio oficial.

    Zoom se ha convertido rápidamente en el servicio más estable y rápido para organizar reuniones de negocios desde casa, sin tener que ocupar una oficina o una sala de conferencias en vivo. Zoom muy fácil de usar e integrar en la estación de trabajo: todo lo que tenemos que hacer es abrir el navegador web favorito, colocarlo junto a una de las pizarras interactivas vistas hasta ahora, abrir una nueva pestaña con Zoom e inmediatamente iniciar la conferencia, compartiendo el enlace de la sala virtual creada con todos los compañeros.
    Para conocer más sobre el uso de Zoom podemos leer nuestra guía Cómo utilizar Zoom, el programa más utilizado para videoconferencias corporativas.

    Si buscamos una plataforma colaborativa lista para usar y con las herramientas indispensables ya integradas podemos enfocarnos en Equipos de Microsoft, Disponible de sitio oficial.

    Usando esta plataforma tendremos una pizarra interactiva, un sistema de chat integrado, un sistema de videoconferencia rápido y estable (basado en Skype), un sistema de gestión colaborativa para todos los documentos (basado en Microsoft Office online) y un calendario compartido, para que puedas establezca fácilmente metas, fechas de conferencias y plazos para cumplir.
    También hablamos sobre esta maravillosa plataforma para la colaboración grupal en línea en la guía. Cómo usar Microsoft Teams para organizar el trabajo de forma remota.

    Otra plataforma válida para organizar el trabajo remoto y utilizar todas las herramientas colaborativas es Espacio de trabajo de Google (anteriormente también conocido como GSuite), disponible desde sitio oficial.

    En esta plataforma tendremos todas las herramientas de Google integradas, para que podamos trabajar con varias manos en un mismo documento almacenado en Google Drive, gestionar citas y reuniones en Google Calendar, iniciar reuniones de videoconferencia con Google Meet, gestionar correos de empresa con Gmail, tome notas y apuntes con Google Keep y aproveche la búsqueda inteligente de Cloud Search.
    También hablamos de esta plataforma en nuestro artículo Cómo utilizar Google Workspace para gestionar actividades, empresas y proyectos.

    Otras aplicaciones similares

    Los sitios web y plataformas que te mostramos en el capítulo anterior son los mejores programas para el trabajo remoto y la colaboración grupal online: es difícil pedir más, dado que encontramos una concentración de tecnología e innovaciones. Si queremos crear nuestra plataforma colaborativa o probar alternativas, simplemente elegir entre los servicios de la siguiente lista:

    • Trello es la mejor aplicación para gestionar y organizar proyectos en equipo, actividades personales y laborales, con una pizarra interactiva para compartir con compañeros de trabajo.
    • Noción, una alternativa mucho más simple a Trello, gratis para uso personal y fácil de usar para organizar su trabajo o incluso el trabajo de un grupo.
    • Si necesitamos usar un escritorio remoto, la mejor opción es Teamviewer para poder brindar asistencia, colaboración y reuniones.
    • Asana te permite gestionar las actividades de un grupo de trabajo de una forma muy simplificada. También tiene aplicaciones para iPhone, iPad y Android.
    • Programas para realizar webinars y reuniones grupales Incluso con muchas personas simultáneamente, las hemos incluido en otro artículo que también incluye Zoom y Jitsi Meet, dos de los mejores de la historia.
    • Taskade es un recién llegado a la escena de la colaboración en equipo que proporciona un espacio de trabajo unificado donde un equipo puede realizar un seguimiento de las actividades y trabajar con facilidad. Después de agregar la lista de tareas, puede elegir verlas en varias formas, como una lista, una pizarra o un mapa mental. Taskade se puede utilizar de forma gratuita con pocas restricciones para equipos pequeños.
    • Mirò es un poderoso servicio de colaboración para lluvia de ideas, diseño de flujo de trabajo, diseño de mapas y más. El programa ofrece varias formas de trabajar en grupo en una pizarra virtual y sesiones de lluvia de ideas remotas que pueden conducir a grandes resultados. Como la mayoría de las aplicaciones de colaboración, se conecta con herramientas como Dropbox y Slack.

    Para saber más también podemos leer la guía. Programas de trabajo inteligente para trabajar desde casa.

    Conclusiones

    Utilizando correctamente las herramientas recomendadas en esta guía podremos manejar cualquier tipo de trabajo desde casa, organizar cada proyecto o cada idea, celebrar reuniones e intercambiar archivos de la empresa sin salir de casa, utilizando la conexión a Internet para gestionar una oficina digital real. Todos los servicios que le hemos mostrado funcionan desde el navegador web, ni siquiera es necesario instalar una aplicación (lo que todavía es posible para algunos servicios).

    Entre las herramientas que me han parecido interesantes hasta ahora están las herramienta de gestión de proyectos en línea, la creación de mapas mentales y flujos de procesos, la videochat gratis para videoconferencia.
    En otro artículo está la lista de las mejores aplicaciones web para la gestión online de proyectos y actividades.

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