Guía de estilos, secciones y párrafos en Word y preparación de documentos.

Aprende formato de texto en Word, estilos, párrafos y secciones para controlar la visualización de lo que escribes sin volverte loco

Trabajar y escribir con Word (o programas equivalentes como Writer de LibreOffice o Google Docs) significa tener que lidiar con todos los problemas y dificultades del formato de texto.

Escribir un documento en la computadora es fácil, pero formatear el texto o cambiar su apariencia, párrafos, saltos de página, márgenes, etc. puede resultar frustrante si no conoce los conceptos básicos.

En la siguiente guía le mostraremos cómo mejorar la redacción de documentos con Microsoft Word y limitar los errores al máximo y sin volverse loco aprender cómo funciona el formato de texto en Word y qué herramientas están disponibles para controlarlo.

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1) Niveles de formato en Microsoft Word

Lo primero que hay que saber es cómo interpreta Word el formato del texto. La mente humana piensa que un documento se compone de palabras que forman oraciones, oraciones que forman párrafos, párrafos que forman páginas, etc.

Para Word, en cambio, cada documento se compone de tres niveles fundamentales:

• Secciones: Todo documento de Word tiene una o más secciones.
• Párrafos: Cada sección tiene uno o más párrafos.
• caracteres: Cada párrafo tiene uno o más caracteres.

Con Word puedes aplicar formato a un documento completo o a páginas específicas de un documento, pero en realidad cada regla siempre se aplica a uno de estos tres niveles y por tanto no a todo el documento.

2) Ver personajes ocultos

Aprenda a formatear texto en Microsoft Word y trabajar con estilos siempre debes mantener visibles los caracteres ocultosal menos hasta que seas lo suficientemente bueno como para "verlos" incluso si no son visibles a simple vista.

En la barra de herramientas principal, lo único que debemos hacer es presionar la tecla P inversa (también llamada Pie volador), para ver caracteres ocultos y no imprimibles que son símbolos de la estructura de un documento.

La hoja ahora aparecerá sucia con puntos en los lados y las P invertidas. al final de cada línea que termina con un punto. En Word, cada botón que presionas en tu teclado es un carácter, pero solo se ven letras, números y puntuación.

Puedes controlar exactamente qué fuentes ves y ocultas yendo a Archivo -> Opciones -> Ver.

Para obtener más información, podemos leer nuestra guía en Cómo eliminar puntos y símbolos p en Word..

3) Consulta las secciones

Las secciones controlan todo el flujo de documentos.. Todos los documentos de Microsoft Word comienzan con una única sección que cambia a medida que agrega algunos cambios.

Insertas un salto de sección manual

Puede crear una nueva sección manualmente insertando un salto de sección (en el menú de Word Diseño -> Descansos).

Hay dos tipos de saltos de sección, uno que divide el texto en la página y el otro que hace que usted continúe escribiendo en la misma página donde se inserta el salto. En Word también hay saltos de página pares e impares.

Se cambia el formato de páginas específicas.

Recuerda que Word no ve páginas, solo secciones. Cuando cambia el formato de una página o rango de páginas en particular, Word crea una nueva sección para ellas insertando automáticamente un salto de sección arriba y abajo. Cualquier cambio de formato a nivel de página se aplica a toda la sección.

Las secciones realmente pueden volverte loco si no entiendes cómo gestionarlas y qué son., especialmente porque necesita usar la vista Diseño para administrarlos. Un error típico de un novato es pasar a escribir en la página siguiente sin romper la página, presionando Enter varias veces.

4) Utilice párrafos

El párrafo es sin duda el elemento más importante de un documento de Microsoft Word. El éxito al formatear un texto depende de comprender cómo funciona; el párrafo es una oración que termina con un retorno de carro, por lo que se usa el . y luego presionando Enter.

El signo de párrafo es un carácter importante y especial porque nos dice todo sobre la estructura del texto. Ver el ¶ nos ayuda a evitar errores como pasar a la siguiente página pulsando Enter varias veces o perder el formato al copiar y pegar.
Para escribir en Word es fundamental ver estos caracteres y saber siempre dónde termina una frase.

5) Utilice estilos de formato

Un estilo es una colección de información de formato que se puede aplicar a un fragmento de texto a la vez. Los estilos son útiles para aplicar el mismo formato en todo un documento.

El menú Inicio de Word le permite elegir entre algunos estilos predefinidos que son de dos tipos: estilos de párrafo y estilos de carácter. Los estilos rápidos están disponibles en un menú desplegable en la barra de herramientas principal.

• Estilos de párrafo Incluye el formato que se aplica a un párrafo completo (tablas, interlineado, bordes y sangrías), así como el formato de caracteres (fuente, tamaño, color). Los estilos de párrafo están marcados con un signo ¶.
• Estilos de fuente contienen información sólo sobre el formato de los caracteres seleccionados dentro de un párrafo. Los estilos de caracteres incluyen únicamente formato de caracteres, letras y números; si aplica un estilo de carácter dentro de un párrafo, anula el estilo del párrafo

En Word podemos editar estilos existentes, pero es mejor dejarlos donde están y crea tu propio si quieres tener este control. En las opciones de creación del nuevo estilo es recomendable agregarlo al menú rápido de estilos pero no activar la opción de actualización automática.

Si queremos crear nuestros propios estilos en Word, os remitimos a la lectura del Guía italiana sobre estilos de Word..

6) Prepara el documento con antelación

No hay nada más frustrante que intentar solucionar problemas de sección en Word o solucionar un problema con estilos en un documento ya preparado. La mejor manera de escribir en Word es hacerlo sin preocuparse por el formato y luego, cuando haya terminado, abrir un nuevo documento, prepararlo adecuadamente y copiar el texto del antiguo al nuevo, pegándolo como texto sin formato.

En otro artículo hemos visto cómo pegar texto copiado sin formato.

Conclusiones

Mejorarse con Word Requiere mucho esfuerzo y uso constante de la aplicación, pero siguiendo los consejos expuestos anteriormente nos convertiremos en lo suficientemente bueno para crear documentos profesionales inmediatamenteordenado y coherente para cualquier necesidad (trabajo y estudio), sin necesidad de realizar ningún curso.

Para obtener más información, podemos leer nuestras guías en cómo cambiar el diseño de página predeterminado en Word vamos cómo escribir fórmulas con word.