Extraer datos de PDF a Excel con programas gratuitos

Transformar datos de un PDF a Excel es más fácil de lo que piensas. Con herramientas modernas y rápidas, obtén la información que necesitas sin complicaciones.

Importar datos de un PDF a una hoja Excel puede parecer una misión imposible, especialmente cuando te encuentras con tablas incrustadas en un archivo que parece diseñado para resistir cada intento de extracción. Sin embargo, con las herramientas adecuadas, transformar esos números y textos en un formato editable es más simple de lo que parece. Ya sea que se trate de facturas, reportes o documentos escaneados, hoy existen soluciones para cada necesidad, desde funciones integradas en Excel hasta servicios en línea gratuitos, y hasta software especializado. Este artículo explora las opciones más recientes y prácticas para llevar los datos de PDF a Excel sin perder la paciencia.

Los PDF son amados por su estabilidad: lo que ves en la pantalla es exactamente lo que verás impreso. Pero esta rigidez se convierte en una pesadilla cuando deseas extraer una tabla para trabajar en Excel. Los PDF no están diseñados para ser modificados, y a menudo los datos están “atrapados” en formatos no seleccionables, especialmente en documentos escaneados. Afortunadamente, la tecnología OCR (reconocimiento óptico de caracteres) y herramientas modernas han hecho que el proceso sea más accesible, incluso para quienes no son expertos en computación.

Claro, se puede intentar copiar el texto de un PDF y pegarlo en Excel, pero eso solo funcionará con PDF nativos y a menudo los datos terminan en una sola columna, requiriendo una reformateo manual. Para tablas complejas, es mejor confiar en las herramientas descritas anteriormente. Power Query o un servicio en línea hacen en pocos segundos lo que harías en media hora de trabajo manual.

Power Query, si ya tienes Microsoft Excel

Si usas Microsoft 365 o Excel 2021, ya tienes una herramienta poderosísima a tu disposición: Power Query. Integrada directamente en Excel, permite importar tablas de PDF con unos pocos clics, sin necesidad de software externo. Solo tienes que ir a Datos > Recuperar datos > Desde archivo > Desde PDF, seleccionar el archivo y dejar que Power Query analice el documento. Mostrará una vista previa de las tablas detectadas, y podrás elegir cuáles importar. Si el PDF está bien estructurado, los datos llegan a Excel ya formateados como tabla, listos para ser ordenados o filtrados.

Para los PDF más complejos, como aquellos con tablas divididas en varias páginas, Power Query ofrece opciones para combinar los datos y limpiar posibles errores, como encabezados repetidos. Es una función que parece casi mágica por lo intuitiva que es, pero requiere una versión reciente de Excel. Si tienes una versión antigua, como Excel 2016, es posible que debas recurrir a otras soluciones.

Su integración directa en Excel elimina la dependencia de herramientas externas, y la posibilidad de personalizar la importación es un toque de classe que hace el trabajo más fluido.

Servicios en línea gratuitos para conversiones rápidas

No todos tienen Excel 365, y no todos quieren instalar software. Aquí entran en juego los servicios en línea, que permiten convertir PDF a Excel directamente desde el navegador. Entre los más confiables se encuentra iLovePDF, un sitio que transforma PDF en hojas de cálculo editables en cuestión de segundos. Solo debes cargar el archivo, esperar la conversión y descargar el resultado en formato XLSX. También soporta OCR para los PDF escaneados, pero esta función está reservada para los usuarios con cuenta premium. La versión gratuita es más que suficiente para documentos simples, y la interfaz es tan intuitiva que incluso tu abuela podría usarla.

Otro servicio notable es Smallpdf. Similar a iLovePDF, ofrece conversiones rápidas y soporta OCR para los PDF escaneados, también en la versión gratuita, aunque con algunas limitaciones. La fuerza de Smallpdf es su capacidad de integrarse con Google Drive y Dropbox, útil para quienes trabajan con archivos ya guardados en la nube. Ambos servicios prometen eliminar los archivos subidos después de unas pocas horas, pero un poco de escepticismo sobre la privacidad de las grandes tecnológicas nunca está de más: es mejor evitar cargar documentos con datos sensibles.

Para obtener el máximo de estas herramientas, el éxito depende de la calidad del.

PDF. Los documentos nativos, creados directamente desde un programa como Word o Excel, son más fáciles de convertir en comparación con las escaneadas. Si el PDF está escaneado, asegúrate de que el texto sea claro y esté bien alineado para mejorar la precisión del OCR. Además, después de la importación, dedica unos minutos a revisar los datos en Excel: a veces, espacios extra o columnas mal formateadas requieren una limpieza rápida.

Software dedicados gratuitos para necesidades avanzadas

Para quienes buscan una solución más robusta, existen programas específicos que ofrecen un mayor control. Tabula es un software de código abierto gratuito, perfecto para extraer tablas de PDFs nativos. Después de descargarlo, sube el PDF y dibuja un cuadro alrededor de la tabla deseada. El programa extrae los datos y los exporta en formato Excel con una precisión sorprendente, siempre que el PDF no sea una escaneada. Es una opción ideal para quienes quieren algo gratuito y sin complicaciones, aunque la interfaz no es precisamente una obra maestra del diseño.

Otra opción es Adobe Acrobat, el rey de los PDFs. Desarrollado por la misma empresa que creó el formato PDF, Acrobat permite convertir archivos a Excel manteniendo el formato original. Soporta OCR para documentos escaneados y ofrece herramientas para seleccionar solo los datos necesarios. La versión gratuita es limitada, pero la prueba de 7 días da acceso a todas las funcionalidades. Si trabajas a menudo con PDFs complejos, Acrobat es una apuesta segura, aunque el costo de la suscripción puede ser un inconveniente.

App móviles para quien es siempre en movimiento

Si a menudo estás fuera de la oficina, las aplicaciones móviles pueden ser un salvavidas. PDF to Excel Converter para Android es una aplicación gratuita que convierte PDFs en archivos Excel directamente desde el teléfono. Es fácil de usar y soporta PDFs escaneados gracias al OCR, aunque la versión gratuita tiene un límite de conversiones diarias.

Para iOS, PDF Expert es una opción versátil, pero las funcionalidades avanzadas requieren una suscripción. Ambas son útiles para quienes necesitan una solución rápida, pero no esperes la misma precisión que un software de escritorio.

Preguntas comunes de nuestros lectores

¿Cómo extraer Datos de un PDF a Excel gratis?

Para extraer datos de un PDF a Excel de forma gratuita, sigue estos pasos:

 

• Abre Excel: Inicia la aplicación de Excel en tu computadora.
• Accede a la pestaña Datos: En la parte superior de la ventana, selecciona la pestaña 'Datos'.
• Selecciona Obtener datos: Haz clic en 'Obtener datos', luego elige 'De archivo' y selecciona 'De PDF'.
• Importa el archivo PDF: Navega hasta la ubicación de tu archivo PDF, selecciona el documento y haz clic en 'Importar'.
• Explora el panel del Navegador: Aparecerá un panel donde podrás ver las tablas y páginas disponibles en el PDF. Puedes hacer clic en cualquiera de ellas para ver una vista previa.
• Carga los datos en Excel: Selecciona la información que deseas importar y haz clic en 'Cargar' para transferir los datos a tu hoja de cálculo. Con estos sencillos pasos podrás extraer datos sin costo y trabajar con ellos de manera más eficiente en Excel.

 

¿Cómo insertar los Datos de un PDF en Excel?

Para insertar datos de un PDF en Excel de manera eficiente, sigue estos pasos:

 

• Selecciona la celda: Abre tu hoja de cálculo de Excel y haz clic en la celda donde deseas insertar el contenido del PDF.
• Inserción de objeto:
  - Ve a la pestaña de 'Insertar' en la barra de herramientas.
• Haz clic en 'Objeto' y luego selecciona 'Crear desde archivo'.
• Selecciona el archivo PDF:
• Haz clic en 'Examinar' y busca el archivo PDF que deseas vincular.
• Asegúrate de seleccionar el archivo correcto.
• Vincula el archivo:
• Activa la casilla que dice 'Vincular a archivo' para que cualquier cambio en el PDF se refleje en Excel.
• Haz clic en 'Aceptar'.
• Visualiza el contenido:
• El PDF se insertará como un objeto en la celda seleccionada. Para abrirlo, simplemente haz doble clic sobre el icono. Recuerda que este método solo vincula el archivo y no permite editar el contenido del PDF directamente en Excel. Si necesitas extraer texto o tablas específicas, considera convertir el PDF a Excel utilizando herramientas de conversión antes de importarlo.

 

¿Cómo exporto datos de un formulario PDF a Excel?

Para exportar datos de un formulario PDF a Excel de manera eficiente, sigue estos pasos:

 

• Abre Adobe Acrobat: Asegúrate de tener la versión que permite la edición de formularios.
• Accede a la pestaña 'Preparar formulario': Esto te permitirá trabajar con los datos de tu formulario PDF.
• Selecciona 'Combinar archivos de datos': Haz clic en las opciones disponibles en la parte superior de la pantalla y busca la opción que te permita combinar los datos.
• Agrega los formularios PDF: Incluye todos los archivos relevantes que contienen los datos que deseas exportar.
• Haz clic en 'Exportar': Una vez que hayas añadido todos los formularios, selecciona la opción para exportar. Esto generará una hoja de cálculo en formato Excel con los datos recopilados. Siguiendo estos pasos, podrás transferir la información de tus formularios PDF a Excel de forma rápida y sencilla.

 

¿Puedes convertir un PDF a Excel sin pagar por ello?

Sí, es posible convertir un PDF a Excel sin pagar utilizando herramientas gratuitas. Aquí te mostramos cómo hacerlo rápidamente:

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Herramientas gratuitas en línea

: Existen varios convertidores en línea que permiten transformar archivos PDF a Excel sin costos. Solo necesitas subir tu archivo PDF y descargar el resultado en formato Excel.
• Acrobat gratuito: Si deseas usar Adobe, su convertidor de PDF a Excel ofrece una opción gratuita que permite realizar esta conversión en segundos. Este convertidor es capaz de transformar tablas y otros contenidos de tu PDF en filas y columnas editables en Excel.
• Plantillas y software libre: Además de las herramientas en línea, puedes encontrar software libre que también permite realizar esta conversión sin costo. Recuerda verificar la privacidad y seguridad de tus documentos al utilizar servicios gratuitos en línea. Con estos recursos, puedes convertir tus archivos PDF a Excel de forma eficiente y sin costo alguno.

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