Diferencias entre los formatos de archivo de Word, Excel y PowerPoint

Principales formatos de documentos digitales y diferencias entre archivos de Office Word Excel y Powerpoint como DOC, DOCX, ODT, RTF, WPS, XLSX, PPTX y otros

Los documentos digitales, es decir, los creados con su computadora, difieren entre sí según el formato de archivo y el programa utilizado para escribirlos. Al guardar un nuevo documento de texto con un programa como Microsoft Word, puede elegir entre diferentes formatos de archivo.

La elección es importante porque si luego este documento se envía a otra persona, debe estar seguro de que puede abrirlo con su programa de escritura, que puede ser Microsoft Word o incluso otro. Algunos tipos de archivos son más compatibles pero tienen menos funciones avanzadas, mientras que los formatos más recientes creados por Microsoft ofrecen más funciones integradas y se pueden recuperar fácilmente en caso de error o apagón repentino.

En la siguiente guía te mostraremos cuáles son los formatos más comunes utilizados por los documentos digitalesanalizando la tipos de archivos creados por programas de escritura como Word, LibreOffice Writer, Google Docs u otras personas. El mismo tipo de distinción también se aplica a i formatos de archivo de hoja de calculo (como los creados con Sobresalir) y el presentaciones (como los creados con PowerPoint).

Índice

    1) DOCX, XLSX y PPTX

    Los formatos estándar soportados por las últimas versiones de Microsoft son DOCX, XLSX y PPTXutilizado como formato predeterminado desde oficina 2007. En el momento de su lanzamiento creó bastantes problemas para quienes usaban Office 2003 o versiones anteriores, ya que las versiones antiguas no podían abrir los archivos de nueva generación sin instalar un complemento adicional.

    Para comprender la importancia de este cambio, solo lea nuestro artículo sobre cómo abrir un archivo docx con office 2003: en su momento se convirtió en el artículo más buscado en Navigaweb, ya que todos usaban Office 2003 incluso en la oficina y no todos querían actualizarse a la versión 2007 (considerada por muchos usuarios como demasiado revolucionaria).

    Hoy en día las cosas han cambiado y los archivos DOCX, XLSX y PPTX son sin duda los más utilizados en los documentos de Office, pero aún ahora muchos prefieren compartir sus archivos en DOC, XLS y PPT para mantener la compatibilidad.

    Los formatos DOCX, XLSX y PPTX son muy diferentes de los formatos DOC, XLS y PPT: en realidad son archivos comprimidos basados ​​en tecnologías de compresión XML (Extensible Markup Language) y ZIP. De hecho, puede intentar abrir un archivo de nueva generación con programas como 7Zip para ver cómo el contenido formado por muchos archivos xml se puede extraer en una carpeta.

    Los archivos DOCX, XLSX y PPTX, al estar comprimidos, son mucho más pequeños que los archivos doc. Además, dado que es un conjunto de archivos xml, en caso de que el archivo docx se dañe, todavía es posible recuperar parte de su contenido eliminado o perdido durante un apagón o falla del sistemahaciendo así la recuperación de documentos dañados.

    2) DOC, XLS y PPT

    Los formatos DOC, XLS y PPT son los formatos estándar que nacen junto con Office. Incluso si están desactualizados y carecen de funciones avanzadas todavía se usan mucho a la hora de redactar documentos: son el formato preferido por quienes han utilizado Office durante más de 10 años.

    Las últimas versiones de Office y otras suites ofimáticas (como LibreOffice) le permiten guardar archivos en este formato, que por lo tanto sigue siendo popular y protege contra cualquier incompatibilidad. Si quieres estar seguro de que quien recibe un documento puede leerlo sin problemasentonces es mejor enviarlo en formato DOC, XLS y PPT, especialmente si no sabemos qué computadora o suite ofimática está usando el destinatario.

    3) DOCM, XLSM y PPTM

    Los formatos de archivo DOCM, XLSM y PPTM se describen como "documentos habilitados para macros". Los formatos con la M nacieron con Office 2007 e incluyen Macros, por lo que se incluyen automatismos listos para usar, sin necesidad de mover o copiar macros de un equipo a otro. Si desea que la macro dentro de su documento, hoja de cálculo o presentación funcione, debe guardar ese archivo como DOCM, XLSM o PPTM.

    Si recibe dicho archivo por correo electrónico o chat, nuestro consejo es nunca abrirlo antes de comprobarlo con un antivirus: las macros pueden contener virus muy potentes y su uso debe ser limitado.

    4) DOTX, XLTX y POTX

    Los archivos DOTX, XLTX y POTX son los formatos de archivo más nuevos, diseñados para compartir una plantilla y mantener una apariencia uniforme en diferentes documentos.

    Si estamos creando un documento y tienes pensado tener que hacer otros similares, podemos guardar este documento para usarlo como plantilla en formato DOTX, XLTX o POTX, para que luego puedas partir de este para escribir otro.

    5) PUNTO, XLT y POT

    Antes de la llegada de los archivos DOTX, XLTX y POTX era posible exportar plantillas de documentos en formatos DOT, XLT y POTpara todos los efectos, las plantillas de documentos disponibles en Office 2003 y versiones anteriores.

    Actualmente han caído en desuso porque los formatos DOTX, XLTX y POTX son mucho más eficientes en la exportación de plantillas.

    6) DOTM, XLTM y POTM

    Vienen los formatos DOTM, XLTM y POTM se usa para asociar macros con plantillas publicadas antes de Office 2007. La "m" al final indica que el modelo admite la activación de macros.

    Incluso este tipo de archivo cayó rápidamente en desuso (también porque inició macros peligrosas), pero aún podemos encontrar este tipo de archivo en contextos comerciales.

    7) ODT, SAO y PAO

    Los formatos ODT, ODS y ODP están asociados a los formatos libres denominados Abrir documento: ellos son las formato estándar de código abierto de documentos de texto. Esto significa que prácticamente todos los programas de escritura (incluido Microsoft Word) deberían poder abrirlos, dada su naturaleza gratuita.

    Cuando usamos LibreOffice como suite ofimática los archivos se guardarán en estos formatos por defecto; Siempre podemos elegir incluso los formatos de Office más famosos, pero la suite presionará para usar los formatos ODT, ODS y ODP con una ventana de advertencia al guardar un nuevo archivo.

    Al igual que los últimos formatos de Office (DOCX, XLSX y PPTX), los archivos de OpenDocument también se basan en XML, por lo que comparten la mayoría de las funciones avanzadas (como mayor robustez en caso de errores o apagones).

    8) ABW

    ABW es el formato de un archivo creado con el programa AbiPalabra. Este formato de archivo es muy específico y no se puede abrir con wordlimitando así su difusión (solo los propietarios del programa AbiWord pueden abrirlo).

    9) WPS

    El formato WPS fue manejado por el programa antiguo de Microsoft Worksque es una versión reducida y gratuita de la suite Office (presente en PC con Windows y Mac). Los archivos WPS se pueden abrir con Word o LibreOffice sin ningún problemaaunque ya casi han desaparecido de circulación ya que no ofrecían mucho más que archivos DOC.

    10) RTF (formato de texto enriquecido)

    RTF es el formato universal de los documentos digitales, lo que se puede abrir con cualquier programa. Incluso se puede abrir un archivo RTF con el programa Wordpad incluido con Windows, aunque se puede perder parte del formato.

    El formato RTF no puede contener macrosEs por eso que todavía se usa hoy en día como un formato de archivo seguro para compartir, ya que no puede contener virus. Ser compatible con todos los programas puede ser una buena elección si no sabemos qué suite ofimática utilizará el destinatario, aunque tengamos que renunciar al formateo avanzado disponible con los formatos clásicos de Office.

    11) XLSB (Formato de archivo binario Excel)

    El formato XLSB está diseñado para compartir Hojas de cálculo de Excel con compresión fuerte: al elegir este formato, podemos comprimir archivos hasta en un 75%, ahorrando mucho espacio.

    Aunque es raro, aún es posible encontrar archivos de Excel comprimidos en este formato, especialmente si necesita compartir un documento de Excel de tamaño considerable.

    Conclusiones

    Después de leer toda la guía tendremos una idea clara de todos los formatos de archivo disponibles con Word, Excel y PowerPoint. Para lograr la máxima compatibilidad, le recomendamos que se centre siempre en DOC, XLS y PPT, adecuados para la mayoría de los documentos que comparte en el hogar y la empresa; si por el contrario tenemos que compartir documentos avanzados, los formatos de referencia son sin duda DOCX, XLSX y PPTX.

    Para máxima compatibilidad también podemos utilizar el formato RTFahora poco conocido por el público en general, pero un verdadero "salvavidas" para aquellos que quieren compartir archivos que ciertamente son legibles en cualquier programa y en cualquier dispositivo.

    ¿No tenemos Office instalado en nuestro ordenador? Podemos remediarlo leyendo nuestras guías para formas de usar y descargar Office gratis y cómo descargar Microsoft Office 2021 para Windows y Mac.

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