Guía para convertir archivos de Office Word, Excel y Powerpoint al formato de Google Docs para poder editarlos y compartirlos por completo
Hasta hace poco, la suite de Office firmada por Google no podía trabajar directamente en archivos .docx, .xlsx y .pptx de Microsoft, por lo que era casi imposible usar la suite sin convertir los archivos al formato correcto. Afortunadamente, la suite ha evolucionado y agregado Compatibilidad con Microsoft Office, sin duda uno de los aspectos más útiles de Google Docs.
En la guía que sigue te mostraremos cómo convertir un archivo de Word a un documento de Google Docs para poder compartirlos libremente y poder trabajar en ellos colaborando con otras personas directamente online, sin tener que descargar nada en nuestro ordenador.
Convertir Word a Google Docs
Para subir un documento de Word (pero también otros archivos de Office como archivos de Excel y PowerPoint) a Google Drive, abrimos el Google Drive y arrastre el archivo a la página de Google Drive o presione en la parte superior de Nuevo> Carga de archivos y seleccione el archivo de Word de la carpeta de la PC. Dentro de Google Drive, sin embargo, el documento permanece con el formato .docx, que no tiene las mismas funciones que los documentos generados por Google: de hecho existen limitaciones en las opciones para compartir, en la posibilidad de poder utilizar los complementos de Google Docs, en la posibilidad de hacer que el documento esté disponible incluso si la PC está fuera de línea, con la capacidad de abrirla y editarla con la aplicación Google Docs en teléfonos inteligentes y tabletas y muchas otras cosas.
Una vez que el documento de Word se haya subido a nuestro Drive vamos a convertirlo inmediatamente en un documento de Google haciendo doble clic sobre él y, tras abrir en Google Docs, pulsamos sobre el menú Expediente en la parte superior izquierda y presione Guardar como documento de Google.
Ahora el documento es totalmente compatible con la plataforma de Google y es posible trabajar con él simplemente agregando nuevas personas y nuevas cuentas de Google, como también se ve en nuestra guía para trabajar en documentos en línea con otras personas también.
La conversión no elimina el archivo de Word, sino que crea una copia del archivo docx con el mismo nombre, pero marcado por un icono diferente que es el de Google Docs. En cualquier momento, el documento convertido se puede descargar a la PC en formato Word o en otros formatos usando el menú Archivo> Descargar y usando la voz Microsoft Word (.docx).
Los pasos descritos anteriormente también son válidos para Presentaciones de Google y para Hojas de cálculo de Google, los reemplazos de Microsoft PowerPoint y Microsoft Excel, respectivamente.
Otras herramientas de conversión
Además de convertir un archivo de Word en un documento de Google Docs, podemos utilizar la plataforma de Google como conversor de documentos, para que estén disponibles en varios formatos (para guardarlos en Google Drive o descargarlos localmente en la memoria de la PC).
Para convertir documentos de Word a PDF, todo lo que tenemos que hacer es subir el documento .doc o .docx a Google Drive, hacer doble clic en él y, una vez abierto Documentos de Google, presione en la parte superior del camino Archivo -> Descargar y elija el formato deseado.
En el menú desplegable que se abre, podemos optar por guardar el documento en formato Microsoft Word, en formato OpenDocument, en Formato PDF o en otros formatos populares.
Una vez realizada la elección, el documento se descargará en el formato deseado. Este método es útil para convertir rápidamente archivos de Word a PDF u otros formatos sin tener que depender de sitios de terceros, que pueden almacenar los archivos en sus servidores sin eliminarlos.
Para convertir archivos de Word a PDF también podemos aprovechar las Impresora PDF integrada en Google Chrome: una vez que el documento esté abierto en Google Docs, presione el botón en la parte superior prensa, luego elegimos en el menú desplegable Guardar en PDF como impresora, para que pueda comenzar a convertir a PDF de inmediato.
Conclusiones
Google Documents puede gestionar sin problemas los documentos producidos por Microsoft Word pero, para aprovechar al máximo las herramientas de trabajo compartido y multiusuario, siempre es recomendable convertir el documento al formato de Google, para tener una copia en Google Drive a ser editado libremente y en el que trabajar con otras personas (agregando cuentas de Google o direcciones de correo electrónico después de presionar la tecla Cuota).
Google Docs también se presta muy bien para conversor rápido de archivos de Word: al cargar documentos en Google Drive, puede aprovechar la función Descargar para convertir el documento de texto a PDF u otros formatos compatibles.
En la eterna lucha entre Word y Google Docs también podemos elegir nuestro ganador personal explotando el trucos mejor para Google Docs y trucos para Word, para que puedas aprovechar al máximo ambas plataformas (sin olvidar que Google Docs siempre es gratis).
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