Compilar e insertar texto en los PDF desde el PC sin imprimirlos

Descubre métodos eficaces y sin complicaciones para completar formularios PDF desde tu ordenador, evitando la impresión. Aprende a utilizar programas y herramientas online para facilitar tu trabajo.

Cuando disponemos de un documento, una carta o un formulario de inscripción que debemos devolver al remitente después de haber completado los campos de texto obligatorios, en lugar de usar la pluma y arriesgarnos a cometer errores o correcciones groseras (especialmente si no tenemos buena caligrafía), podemos utilizar nuestro fiel ordenador que, con los programas o sitios adecuados, nos permitirá completar los campos requeridos sin tener que imprimir y escanear cada vez todos los documentos del PDF (formato más común cuando se trata de documentos a completar).

En esta guía les mostraremos todos los métodos simples e inmediatos para insertar texto en un PDF para completar, sin desperdiciar una sola gota de tinta y sin tener que encender la impresora cada vez.

Les mostraremos tanto los programas instalables gratuitamente en PC como los sitios web que ofrecen aplicaciones de edición para PDF en línea, muy útiles si no queremos o no podemos instalar ningún programa en la estación de trabajo (escenario muy común en empresas).

Adobe Acrobat Reader

Adobe Acrobat Reader es uno de los programas más populares para gestionar archivos PDF. Así es como usarlo para completar formularios:

Una vez instalado Adobe Acrobat Reader en el PC, abrimos el programa, hacemos clic en la parte superior en Herramientas y iniciamos la herramienta Completar y firmar. En la nueva ventana hacemos clic en Seleccionar un archivo y luego cargamos el archivo PDF que necesita ser completado o en el que debemos insertar texto.

De forma automática, Adobe abrirá el documento con el selector de texto que podemos posicionar libremente en cualquier punto del PDF, de forma que podamos completar los campos requeridos o ya preparados por quien creó el documento (que deberá, por lo tanto, preparar los campos a completar en la fase de creación).

Al finalizar las modificaciones, podemos imprimir en papel el resultado final haciendo clic en la parte superior en el botón Imprimir o guardar los cambios directamente en un nuevo archivo PDF, haciendo clic en la parte superior izquierda en Guardar archivo.

Kdan PDF Reader

Otro programa muy válido que podemos usar como alternativa a Adobe Acrobat Reader, gratuito para uso personal, para completar formularios PDF es Kdan PDF Reader.

En una interfaz simple y muy clara, podremos cargar cualquier archivo PDF y proceder con las modificaciones de los formularios o campos presentes en su interior, incluidos los campos donde es necesario poner firmas. Aunque poco conocido por el gran público, Kdan PDF Reader puede ser un programa a considerar si nuestro ordenador no tiene mucha memoria RAM y buscamos algo más rápido que Adobe Acrobat Reader.

LibreOffice

Como alternativa a Adobe Acrobat Reader, podemos utilizar la suite de oficina LibreOffice.

Con esta suite, podremos cargar los PDF y modificarlos de manera simple e inmediata, utilizando el programa Draw.

Después de la instalación de LibreOffice, buscamos el programa Draw en el menú de inicio, luego lo abrimos y seleccionamos en la parte superior izquierda el menú Archivo -> Abrir. En la ventana del gestor de archivos seleccionamos el archivo PDF a modificar; este se cargará en la interfaz, con todas las páginas bien visibles en la barra lateral izquierda.

Para hacer modificaciones, basta con hacer clic en los campos editables y escribir en el teclado; para añadir firmas, podemos cargar una foto de la misma haciendo clic en la parte superior en el menú Insertar -> Imagen.

Utilizar Herramientas Online (Sin Instalación) desde PC o smartphone

PDF24 Tools

Otro programa muy válido para completar e insertar texto en los PDF desde el PC sin imprimirlos es PDF24 Tools, utilizable tanto como herramienta web (sin instalación) como programa instalable en PC.

En ambos casos, podemos completar rápidamente los PDF haciendo clic en la herramienta Modificar PDF, cargando el documento a modificar y utilizando en la parte superior las herramientas Escritura libre o Agregar texto para la compilación; si solo necesitamos añadir la firma al documento.

También podemos utilizar la herramienta Firma PDF, que incluye un instrumento para la adición de la firma (además de la herramienta Texto útil para completar).

Después de modificar adecuadamente el documento, bastará con presionar en Guardar PDF para salvar una copia del PDF modificado.

PDFescape

¿El creador del PDF se olvidó de insertar campos editables? Podemos remediarlo fácilmente subiendo el PDF para completar en el sitio PDFescape, el mejor de su categoría.

Después de abrir el sitio indicado, presionamos en Subir PDF a PDFescape y, en la pantalla que se abrirá, arrastramos el archivo a la ventana o usamos el botón Elegir archivo para cargar el documento PDF que deseamos completar.

Una vez cargado el documento, utilizamos las herramientas disponibles en el lado izquierdo de la ventana (Texto, Campo de formulario o Mano alzada) para completar correctamente el documento, con la posibilidad de añadir también marcas a las casillas de verificación que puedan estar presentes.

En cuanto el documento esté listo para imprimir o guardar, utilizamos los botones Guardar documento o Imprimir documento para finalizar la operación.

PDF-XChange Editor

Otro programa válido para insertar texto en un PDF es PDF-XChange Editor.

PDF-XChange Editor es un lector de documentos PDF, pero también un eficaz programa de edición de archivos PDF disponible gratuitamente en versión limitada (algunas funciones solo están disponibles en la versión de pago, que en nuestro caso es innecesaria).

Una vez abierto el programa, solo necesitamos abrir el archivo PDF en el que queremos insertar texto y presionar en la parte superior Agregar o Modificar para poder escribir con el teclado del ordenador en el PDF de manera precisa y limpia.

Al finalizar el trabajo, podemos guardar los cambios en el PDF original, generar un nuevo PDF o iniciar el proceso de impresión en papel.

PDFfiller

Si no podemos instalar programas adicionales en nuestro ordenador y/o necesitamos un servicio online rápido para insertar texto en los formularios de un PDF, les recomendamos probar de inmediato la aplicación web de PDFfiller.

Este sitio permite cargar un archivo, escribir sobre él y guardarlo, utilizando un simple navegador web (tanto Edge como Chrome son válidos). Para cargar el archivo, presionamos el botón amarillo Buscar un documento en su computadora, seleccionamos el archivo PDF a modificar y esperamos la aparición de la interfaz web.

En la nueva ventana, que es muy similar a un programa para PC, podremos añadir texto en los campos editables presionando en la parte superior Caja de texto y posicionando el cursor en el campo de texto a añadir, para así poder utilizar nuestro teclado para completarlo.

Cuando hayamos terminado, presionamos en la parte superior derecha Listo, luego elegimos en la nueva ventana que aparecerá si queremos imprimir el documento, enviarlo por correo electrónico o fax, compartirlo en redes sociales o guardarlo en un nuevo archivo (además del documento en PDF, también podemos elegir DOC y XLS).

Smallpdf

Una buena alternativa a los servicios mencionados hasta ahora es Smallpdf, que también incluye una eficaz herramienta para la edición y adición de texto en los PDFs.

Para usar este sitio y completar cualquier PDF, solo tenemos que arrastrar el archivo PDF dentro de él (alternativamente, siempre podemos utilizar Elegir archivo) para abrir la interfaz de edición en español (lo cual ayuda sin duda a los usuarios menos experimentados). Con el documento abierto en el sitio, presionamos en la parte superior izquierda Agregar texto y posicionamos el cursor donde consideremos oportuno, de modo que podamos comenzar a completar los campos de texto requeridos.

Al finalizar el trabajo, presionamos en la parte inferior derecha el botón Completar y después el botón Descargar para descargar en nuestra PC la copia modificada y completada del PDF; alternativamente, podemos pulsar uno de los botones presentes en la ventana para enviar el PDF por correo electrónico, para compartirlo en redes sociales o para convertirlo en formato Word o Excel.

PDF2Go

El último sitio que queremos señalarles para completar e insertar texto en PDFs desde el PC.

Sin necesidad de imprimir, encontramos PDF2Go, que ofrece todas las herramientas necesarias para modificar y completar cualquier tipo de documento PDF.

Para insertar el PDF que queremos modificar, solo hay que arrastrar el archivo dentro de la interfaz o presionar el botón Seleccionar un archivo, lo que abrirá el gestor de archivos en el ordenador, desde donde podremos elegir el documento a cargar.

Una vez que el PDF está en línea, podremos insertar texto en los campos requeridos haciendo clic en el botón Texto en la parte superior, posicionando el cursor donde sea necesario y utilizando el teclado del ordenador para ingresar los datos. Después de completar todos los datos solicitados, hacemos clic en Guardar como y luego en Guardar para iniciar la conversión del archivo y generar automáticamente el nuevo archivo PDF, que se descargará desde el navegador sin nuestra intervención.

Existen realmente muchos programas y sitios web que podemos utilizar para completar e insertar texto en los PDF desde el PC sin imprimirlos. Si el documento es muy importante y contiene información sensible, conviene utilizar programas instalables, sin cargar nada en los sitios web (suficientemente seguros, pero para quienes son exigentes, es mejor no confiarse); si, en cambio, el documento es urgente y no tenemos tiempo de instalar nada, vale la pena usar uno de los sitios recomendados para poder insertar el texto y descargar inmediatamente el PDF con las modificaciones que hemos realizado.

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