Cómo eliminar el uso compartido de archivos en Google Docs

Hemos compartido documentos en Google Docs, pero ¿queremos eliminar cualquier tipo de uso compartido? Veamos cómo proceder.

Google Docs le permite compartir fácilmente documentos de texto y trabajar en ellos con varias manos, de modo que varios editores puedan trabajar en el mismo documento incluso de forma remota. Esta función es muy útil en el lugar de trabajo, pero las colaboraciones también pueden terminar: si hemos compartido un documento importante con una persona que ha sido eliminada o reasignada a otro puesto, es mejor eliminar el documento compartido en Google Docs, antes de que puedan hacerlo. lea los nuevos cambios o puede guardar una copia.

En los siguientes capítulos le mostraremos Cómo eliminar el uso compartido de archivos en Google Docs tanto desde PC como desde smartphone/tablet, para poder actuar en cualquier momento del día. Le mostraremos en detalle cómo darse de baja por correo electrónico o agregar contactos directamente y cómo eliminar enlaces compartidos públicamente (a los que todos pueden acceder).

Eliminar el uso compartido de Google Docs de la PC

Para eliminar el uso compartido de documentos creados en Google Docs vamos a sitio oficial del editor de texto, haga clic en el documento que compartimos en el pasado y haga clic en el botón en la parte superior derecha Cuota para acceder a la lista de usuarios que tienen acceso al documento.

Comprobamos que somos los propietarios del archivo que vamos a modificar, pulsamos junto al nombre del colaborador a eliminar y, en el menú desplegable, seleccionamos el elemento Eliminar y finalmente presiona Ahorrar. El colaborador ya no podrá acceder al documento, sea cual sea el nivel de permisos que posea.

Si somos los propietarios del archivo y queremos deshabilitar el uso compartido de archivos para nosotros, primero tendremos que renunciar a la propiedad del archivo y solo luego eliminar nuestro uso compartido. Para proceder volvemos a abrir el menú Cuotapresione junto a cualquier otro colaborador que desee convertirse en propietario y haga clic en el elemento Transferir propiedad. Al finalizar la transferencia podemos volver a seleccionar el menú Cuota y presione nuestro nombre, para eliminar el compartir por nosotros mismos.

Solo el propietario del archivo y los editores (etiquetados por el sistema como Editor) puede eliminar a los usuarios a los que se les permite acceder al archivo, pero nadie puede eliminar al propietario. Al eliminar a todos los colaboradores que hemos invitado en el documento, este volverá a ser privado y solo será accesible para nosotros (o para el propietario).

Eliminar enlaces compartidos

Con Google Docs también podemos compartir archivos como simples enlaces, de modo que el documento pase de privado a público (aunque podemos establecer límites en los permisos de los usuarios que llegan a través de enlaces). Si nos arrepentimos de esta elección y queremos devolver el documento privado, abrimos el documento compartido a través de un enlace, siempre presionamos el botón Cuotahaga clic en el elemento en la parte inferior Cambiopresionamos sobre el ítem Quien tenga el enlace y configuramos el artículo Con restricciones.

A partir de ahora, el enlace del documento ya no será de acceso público y solo podremos compartirlo agregando direcciones de Google/Gmail o agregando los nombres de las personas en la libreta de direcciones de Google. Este tipo de modificación solo puede realizarla el propietario del archivo: si hemos llegado a un documento a través de un enlace compartido, solo podremos verlo, comentarlo o modificarlo (según las limitaciones que imponga el propietario).

Eliminar el uso compartido de Google Docs desde un teléfono inteligente / tableta

Podemos eliminar el uso compartido de archivos en Google Docs incluso desde el móvil, por lo que también podemos intervenir sin una PC. Para continuar, en primer lugar descargue elAplicación Google Drive (por Androide y para iPhone / iPad), abrimos la app en nuestro dispositivo, pulsamos sobre el menú Compartidotoque los tres puntos al lado del documento compartido y finalmente abra el menú Administrar personas y enlaces.

En la ventana que se abre, identificamos al empleado a eliminar, hacemos clic en su nombre y finalmente hacemos clic en Eliminar para eliminar el uso compartido para esa persona específica. Al reanudar los pasos también para los demás colaboradores, podremos volver a hacer privado el documento, que permanecerá accesible solo para el propietario (en este caso, nosotros).

Las mismas reglas que se ven para los documentos compartidos desde una PC también se aplican desde un dispositivo móvil: el propietario no se puede eliminar, pero la propiedad del archivo se puede transferir si es necesario. Los editores pueden eliminar colaboradores o menos colaboradores, pero no pueden eliminar al propietario.

Eliminar enlaces compartidos

Si tenemos documentos públicos a los que se puede acceder a través de enlaces, podemos eliminar fácilmente el uso compartido público incluso desde el móvil. Abrimos la app de Google Drive en nuestro teléfono o tablet, pulsamos sobre el menú Compartidoidentifique el archivo con enlace compartido, presione los tres puntos al lado y vaya al menú Administrar personas y enlaces.

En la nueva ventana pulsamos sobre Cambioseguimos adelante Quien tenga el enlace y modificarlo eligiendo la voz Con restricciones. Compartir se desactivará inmediatamente y el archivo ya no será de acceso público.

Si en el pasado hemos tenido acceso a un documento o archivo compartido por otras personas (vía enlace), podemos eliminarlos de la sección Compartidos pulsando sobre los tres puntos junto a los archivos y simplemente pulsando sobre Eliminar. El archivo permanecerá compartido pero ya no será accesible desde nuestro Google Drive.

Conclusiones

La gestión de las acciones forma parte íntegramente de la funciones avanzadas para aprender para Google Docs / Google Drivepara que podamos dejar de compartir aquellos documentos que son demasiado antiguos o que deberían actualizarse sin que algunas personas vean los cambios (por ejemplo, personas que hemos eliminado del trabajo).

Además de Google Docs podemos usar otros sitios para escribir documentos en línea por varias manoseligiendo cada cierto tiempo el sitio más fácil en función del tipo de trabajo a realizar.

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