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Alternativa a la base de datos de Microsoft Access para gestion

Microsoft Access es uno de los programas más antiguos, un producto muy especial integrado en la suite de Office que permite crear bases de datos relacionales. La peculiaridad de Access es su facilidad de uso: mientras que los programas de bases de datos son bastante complicados y requieren cierto estudio, Access puede ser utilizado por todo el mundo incluso sin haber estudiado, porque tiene una interfaz gráfica intuitiva, donde sólo hay que saber lo básico para entender inmediatamente lo que hay que hacer. Esta facilidad de uso es una de las principales razones del éxito de un programa que existe desde hace casi 30 años.

El problema es que, si bien Access, hasta hace unos años, estaba integrado en el conjunto de programas estándar de Office junto con Excel, Powerpoint y Word, hoy en día sólo está disponible con uno y, por lo tanto, es más difícil de arreglar (aunque todavía se puede encontrar en las versiones de Office 2016, 2010 y 2013).

Cómo funciona el Access y por qué buscar alternativas

Microsoft Access (ahora llamado oficialmente Microsoft Office Access) es una base de datos relacional de Microsoft disponible sólo para Windows, que consta de varios programas: el motor de base de datos Microsoft Jet, un editor gráfico, una interfaz de consulta por ejemplo para la consulta de la base de datos y el lenguaje de programación Visual Basic. Microsoft Access permite gestionar gráficamente las colecciones de datos en tablas, establecer relaciones entre estas tablas según las reglas habituales de las bases de datos relacionales, crear consultas con QBE (Query por ejemplo o directamente en SQL), crear interfaces personalizadas para extraer datos incluso con automatismos y botones e imprimir informes.

A diferencia de los sistemas de gestión de datos que funcionan según el principio cliente-servidor, como MySQL, Microsoft SQL Server, Oracle Database, Microsoft Access es un sistema de gestión de datos para la oficina . Los datos creados en MS Access se guardan en un único archivo , en formato .mdb .mdb o, más recientemente, en formato .accdf .accdf . Además, un servidor de base de datos típico no suele crear un único archivo para cada base de datos, sino una carpeta completa, donde el contenido y la forma de una base de datos se separan en varios archivos.

Microsoft Access es particularmente adecuado para principiantes en la gestión de bases de datos , porque no se requieren conocimientos de programación y porque facilita la creación de bases de datos sencillas utilizando la interfaz gráfica de usuario de la herramienta. La tarea es aún más fácil gracias a numerosos modelos, por ejemplo, para gestionar los contactos, los recursos y los proyectos. Sin embargo, es posible definir libremente los campos y adaptar las características de los modelos a objetivos específicos. Si desea utilizar la plataforma para crear aplicaciones extendidas, puede utilizar la programación VBA (Visual Basic, Applications Edition).

La creación y gestión de un conjunto de datos, pero también el análisis y la extracción de informes, suele ser más fácil que con otros sistemas de gestión de bases de datos. Guardar una base de datos de Microsoft Access en un solo archivo facilita compartirla con otros usuarios o almacenarla en otros medios.

La simplicidad del software, sin embargo, tiene un precio: un sistema típico de base de datos de Microsoft Access es mucho menos potente que una base de datos de un servidor. La herramienta es más adecuada para la implementación de bases de datos ligeras, no aquellas con cientos de miles de entradas, para las cuales sería mejor utilizar un servidor DMBS dedicado. El rendimiento tampoco es uno de los puntos fuertes de Access, ya que procesar una gran cantidad de datos almacenados en un solo archivo puede llevar mucho tiempo. Y cuanto más grande es el archivo, más largo es el tiempo de espera. El programa también está fuertemente limitado en cuanto al tamaño de la base de datos porque su único archivo no puede superar los 2 GB. El rendimiento también está limitado cuando hay varios usuarios conectados a la base de datos, llegando al límite con diez usuarios simultáneos.

Alternativas gratuitas a Microsoft Access

Hay varios programas gratuitos para realizar operaciones de Microsoft Access.

1) Base LibreOffice

es la suite gratuita y de código abierto para reemplazar a Microsoft Office, que incluye programas similares a Word, Excel y Powerpoint y también un programa como Access llamado Base. LibreOffice Base es un gran punto de partida para cualquiera que busque una alternativa a Microsoft Access, un excelente producto que se adapta bien a las necesidades tanto del hogar como de la empresa, con muchas características útiles, incluyendo soporte para bases de datos multiusuario como MySQL y el propio Microsoft Access. LibreOffice Base es casi un clon directo de Microsoft Access, con la misma interfaz intuitiva y fácil de usar, apta para usuarios de cualquier nivel.

2) Navegador de BD para SQLite

DB Browser for SQLite no es un motor de base de datos, sino un front-end de SQLite que permite a los usuarios crear y utilizar archivos de base de datos de SQLite sin tener que conocer los complejos comandos de SQL. En pocas palabras, añade una funcionalidad similar a la de Access a SQLite gracias a una interfaz similar a una hoja de cálculo y a asistentes predefinidos que permiten incluso a los nuevos usuarios de la base de datos moverse sin muchos conocimientos básicos.

Usando el asistente puedes crear y editar fácilmente archivos de bases de datos, tablas, índices, registros, etc. Puede importar y exportar datos en formatos de archivo comunes, crear consultas y búsquedas. El producto está disponible para Windows, MacOS y Linux.

3) Kexi

Kexi es la aplicación de base de datos incluida en Calligra Suite , que forma parte del proyecto KDE, pero que también puede ser utilizada en máquinas Linux BSD y Unix que ejecuten GNOME, Windows y Mac. El producto se integra perfectamente con otras aplicaciones en la suite que incluye programas similares a Word, Escel, Powerpoint y Project. Kexi tiene todas las características estándar que se esperan de una alternativa para el acceso, como el diseño de la base de datos, el almacenamiento de datos, la ejecución de consultas, el procesamiento de datos, etc.

4) nuBuilder Forte

NuBuilder Forte es diferente de otras herramientas de esta lista, es un front-end basado en un navegador para desarrollar aplicaciones de bases de datos en la web y está diseñado para ser lo más simple posible. Tiene una interfaz limpia que se puede utilizar incluso sin escribir código de programación (incluido el soporte de arrastrar y soltar), para crear y utilizar rápidamente una base de datos. Y como una aplicación completamente basada en la web, los datos son accesibles en todas partes desde un navegador. Todo se almacena en una base de datos MySQL y se puede hacer una copia de seguridad del archivo de la base de datos. NuBuilder Forte utiliza lenguajes de codificación estándar como HTML, PHP, JavaScript y SQL.

5) Axisbase

Si el precio es la razón principal para buscar una alternativa a Access, Axisbase podría ser la elección correcta: este programa fue creado por un desarrollador cansado de obligar a sus clientes a pagar por Microsoft Access. Aunque el desarrollo del producto parece haberse detenido hace varios años, todavía podría ser una opción viable, con una interfaz similar a la de Microsoft Access o LibreOffice Base. En general, sin embargo, no es tan fácil utilizar el software como otros, porque las bases de datos de Axisbase se desarrollan como bloques o subconjuntos de datos que pueden llegar a ser demasiado complejos.

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