Por qué debería programar sus correos electrónicos

Rawpixel.com/Shutterstock.com ¿Siempre responde a los correos electrónicos de inmediato? ¿O dejas que se amontonen? Programar sus mensajes salientes es una excelente manera de asegurarse de que su bandeja de entrada no obtenga lo mejor de usted. Obtenga más información sobre los beneficios de programar sus correos electrónicos aquí.

Establezca límites claros

blackzheep/Shutterstock.com No todo el mundo trabaja lo que se consideraría un horario de trabajo "normal". Si eres un ave nocturna o un insomne ​​al que le gusta revisar su bandeja de entrada a las 2 am porque no tiene nada mejor que hacer, más poder para ti. Pero, ¿enviar correos electrónicos tarde podría engañar a sus compañeros de trabajo para que piensen que está disponible a cualquier hora del día o de la noche? Si envía un correo electrónico después del trabajo a las 7 p. m. un viernes, es posible que tenga la mala suerte de obtener una respuesta por correo electrónico, mensaje instantáneo o llamada telefónica. "Simplemente haga un seguimiento de su correo electrónico reciente" son palabras que nadie quiere escuchar cuando se acomodan para pasar una noche o un fin de semana fuera de la oficina. Puede evitar establecer expectativas poco realistas para usted mismo planificando sus respuestas para un momento en el que espera estar despierto y disponible. Esto puede ser justo antes de empezar a trabajar por la mañana o al mediodía del día siguiente. Esto le permite hacer un buen uso del tiempo de inactividad para que pueda concentrarse en problemas más importantes al día siguiente (o incluso hacer espacio en su horario de trabajo para tomar un café o un juego de buscaminas).

Asegúrese de que sus correos electrónicos lleguen a la parte superior de la pila

Tero Vesalainen/Shutterstock.com También hay razones tácticas para retrasar sus mensajes salientes. El correo electrónico es un medio que no ha cambiado mucho desde su creación. Algunos clientes de correo electrónico intentan reorganizar su bandeja de entrada según la importancia percibida, pero no todos usan estas funciones. Y algunos clientes de correo electrónico aún favorecen la clasificación cronológica inversa de las bandejas de entrada. Si envía un mensaje a las 10 p. m. del día anterior a que se lea, es probable que su mensaje sea enterrado a las 9 a. m. del día siguiente. Si desea que su mensaje aparezca más cerca de la parte superior de la pila, prográmelo para que se envíe poco antes de que desee que su destinatario lo lea.
Punto: Recuerda escribir tu email teniendo en cuenta la hora en la que esperas que te sea entregado. Por ejemplo, puedes decir "hola" o "nos vemos esta tarde" siempre que el contexto lo requiera.

Responda de inmediato, mientras sus pensamientos están frescos

PeopleImages.com – Yuri A/Shutterstock.com Hay un buen argumento para responder a un correo electrónico cuando llega, suponiendo que tenga tiempo para hacerlo (y esté completamente sobrio). Cuando lee un correo electrónico que requiere una respuesta, su cerebro comienza a redactar una respuesta adecuada, le guste o no. Recordar todo lo que tenía que decir al día siguiente después de dormir en un mensaje puede ser difícil. Es por eso que debe considerar escribir y programar su respuesta, para que no olvide lo que tenía que decir en primer lugar. También puede resultarle más fácil volver a apagar sabiendo que ha solucionado el problema. Después de todo, no te preocuparás por nada que tengas que hacer mañana.

Aplazar envío para realizar cambios

Algunas respuestas de correo electrónico toman un poco más de tiempo y consideración que otras. Tratar temas delicados o decisiones importantes puede ser un proceso estresante. Por lo tanto, es importante tomarse el tiempo para asegurarse de que su respuesta contenga todo lo que quiere decir sin dejar de ser respetuoso. También puede hacer un buen uso de un programador de correo electrónico en estas circunstancias. Estas herramientas le permiten comprometerse con una respuesta sabiendo que tiene algunas horas o días para realizar cambios en los correos electrónicos salientes si es necesario. Esto es incluso útil para respuestas de trabajo estándar y comunes. Por ejemplo, puede revisar todos los correos electrónicos escritos tarde la noche anterior durante su viaje matutino antes de enviarlos. Hágalo parte de su rutina, pero no se dé por satisfecho después de presionar el botón "Programar" (después de todo, el tiempo se acaba).

La mayoría de los servicios ahora admiten la programación

No hace tanto tiempo que tenía que confiar en un servicio de terceros, un complemento de cliente de correo electrónico o una costosa actualización del servicio para poder programar un correo electrónico. Afortunadamente, muchos servicios ahora incluyen la programación de correo como característica estándar. Por ejemplo, Gmail le permite programar un mensaje saliente haciendo clic en la flecha desplegable en el cuadro "Enviar" y seleccionando "Envío programado". La aplicación de escritorio de Microsoft Outlook le permite programar un correo electrónico utilizando la función "Delay Delivery". Apple ha agregado la programación de correo a sus aplicaciones de correo iOS 16 y iPadOS 16, y la función también se abre camino a Mail para macOS Ventura.

Aprenda también cómo anular el envío de correos electrónicos

Aunque técnicamente no es posible "cancelar" un correo electrónico, muchos servicios ahora anuncian esta función. En muchos casos, estos servicios introducen una demora antes de enviar el mensaje, lo que le permite detener rápidamente el envío del correo electrónico. Aprender a usar esta función puede ayudarlo a evitar la vergüenza o permitirle enviar su mensaje en un momento más conveniente. Gmail tiene una función para cancelar el envío desde 2015 y Outlook tiene una función similar. Apple Mail en iOS 16, iPadOS 16 y macOS Ventura también introdujeron la función (solo busque el botón "Cancelar" que aparece inmediatamente después de presionar enviar). Apple también introdujo la función en iMessage.