ONLYOFFICE Workplace: un entorno colaborativo europeo

Si bien el teletrabajo está ganando terreno en Francia y más allá desde el confinamiento, es esencial poder confiar en herramientas de colaboración potentes y eficientes. Es por eso que los editores de las suites de software reúnen las herramientas digitales disponibles para ofrecer soluciones a medida para asegurar la continuidad del negocio y optimizar el trabajo en equipo y / o el trabajo de oficina en casa. Este octubre, el gigante estadounidense Google se unió bajo la misma marca, Espacio de trabajo de Google, todos sus servicios para profesionales a los que ahora se puede acceder a través de una única interfaz. Aunque esta suite particularmente completa y eficiente cuenta con todas las herramientas de comunicación y colaboración necesarias, varias organizaciones están buscando reemplazarla con una alternativa europea gratuita por razones de costo de licencia y protección de datos de usuario. Casi al mismo tiempo, el editor letón Ascensio System SIA lanza su nueva solución Espacio de trabajo ONLYOFFICE cuyas herramientas de edición y coedición, presentadas en este artículo, se combinan con aplicaciones de productividad. Echemos un vistazo más de cerca a lo que hace de ONLYOFFICE Workspace una alternativa sólida al lugar de trabajo digital que ofrece Google.

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    ONLYOFFICE Workspace: un espacio optimizado para un mejor trabajo diario

    ONLYOFFICE Workspace es una serie de aplicaciones web que se reúnen armoniosamente en torno a una única plataforma de código abierto:

    • Documentos de ONLYOFFICE : una suite ofimática en línea como alternativa a MS Office en línea y Documentos de Google que incluso los supera en ciertos puntos como compatibilidad de formatos, fidelidad de visualización de contenidos, aspectos colaborativos, etc.ONLYOFFICE Docs: una suite de oficina en línea alternativa a MS Office Online y Google Docs
    • Grupos ONLYOFFICE : aplicaciones de productividad para la gestión de documentos, proyectos, relaciones con los clientes, agendas, correos electrónicos, redes sociales internas de la empresa.
    • Servidor de correo ONLYOFFICE : una herramienta para la creación de buzones de correo profesionales.
    • Servidor ONLYOFFICE XMPP : Mensajería instantánea.

    El panel de control intuitivo facilita la configuración y administración de un entorno de espacio de trabajo de ONLYOFFICE cuando se implementa en un servidor. Puede activar o instalar rápidamente las herramientas que necesita, actualizar su espacio de trabajo o actualizar a la versión Enterprise. Esto hace que sea muy fácil guardar datos, centralizar el acceso a través de SSO y LDAP y monitorear las acciones de los usuarios. Además, la plataforma se puede utilizar bajo una etiqueta blanca (en nombre de su empresa) y la arquitectura multiinquilino permite oficinas web independientes para cada departamento de la empresa.

    Panel de control ONLYOFFICE

    ONLYOFFICE Workspace se adapta a las necesidades de la empresa independientemente de su tamaño y sector de actividad y los recursos de los que disponga. Su funcionalidad se puede ampliar mediante la integración con servicios como Twilio, WordPress, DocuSign, etc. Si utiliza plataformas de almacenamiento en la nube de terceros (Google Drive, Box, Dropbox, OneDrive, kDrive, etc.), es posible conectarlas al módulo Documentos de su espacio de trabajo de ONLYOFFICE para editar, coeditar y cifrar sus documentos allí. .se almacenan.

    Cómo ONLYOFFICE asegura el trabajo colaborativo en línea: autenticación del portal y control de acceso

    Además de la ergonomía, la fluidez de uso, la riqueza funcional, son también y sobre todo los aspectos de seguridad los que preocupan a todos los que trabajan online. Cumple con GDPR, ONLYOFFICE Workspace, implementado en autohospedaje, le permite mantener el control de los datos a través de una gama completa de herramientas y servicios:

    • Código fuente abierto, disponible en GitHub, lo que garantiza transparencia y fiabilidad.
    • Control de acceso :
    • Inicio de sesión único (SSO): actualmente, ONLYOFFICE tiene tres proveedores de identidad integrados para proporcionar la funcionalidad de inicio de sesión único (Shibboleth, OneLogin y AD FS).
    • Autenticación de dos factores que protege el proceso de inicio de sesión en su portal con códigos de acceso dinámicos enviados por SMS.
    • Dominios de confianza para seleccionar manualmente los servidores de correo a los que deben pertenecer los correos electrónicos de registro.
    • Restricciones por dirección IP para dar acceso al portal solo a IP seleccionadas.
    • Seguimiento de las acciones realizadas por los usuarios e historial de conexiones.
    • Copias de seguridad de datos: es posible realizar copias de seguridad manuales y automáticas configurando el destino del almacenamiento de las copias de seguridad.

    ONLYOFFICE le permite definir el nivel de colaboración a través de derechos de acceso de usuario flexibles:

    • A los módulos del espacio de trabajo de ONLYOFFICE.

    Los usuarios de su entorno colaborativo se pueden agrupar y priorizar fácilmente. Puede definir derechos de acceso a módulos y datos del portal para cada usuario o grupo para proteger los datos confidenciales. Por ejemplo, en el módulo de Proyectos, el Gerente de Proyecto puede otorgar o limitar el acceso de los miembros del equipo al proyecto de acuerdo con el grado de su responsabilidad y participación.

    • A los archivos y documentos del módulo Documentos.

    Puede compartirlos otorgando acceso completo o permiso de solo lectura, permitirle dejar correcciones o comentarios, o solo completar los campos creados. También es posible restringir la impresión y descarga de documentos. Cuando comparte una hoja de cálculo, puede ocultar datos confidenciales que no desea mostrar a otros o permitir que sus compañeros de trabajo apliquen sus propios filtros para ordenar los datos sin molestar a sus coautores.

    Nuevo nivel de protección de datos: cifrado en reposo, en tránsito y en coedición

    Además de estas medidas de seguridad, ONLYOFFICE también garantiza la protección de datos en todos los frentes. Más allá de el método JWT que protege los documentos contra el acceso no autorizado, ONLYOFFICE ha ido aún más lejos al ofrecer cifrado de datos en reposo, en tránsito y durante la colaboración en línea. Los datos en tránsito entre el sistema y el cliente están protegidos por protocolos HTTPS con un algoritmo de cifrado TLS actualizado. El cifrado en reposo proporciona una mejor protección contra las filtraciones de datos. Si la opción "cifrado de almacenamiento" está habilitada, todos los archivos almacenados en ONLYOFFICE se cifrarán con el estándar de cifrado avanzado. Este algoritmo de cifrado simétrico de bloques de 128 bits utiliza claves asimétricas de 256 bits, también conocidas como Rijndael. En su última versión, ONLYOFFICE Workspace se ha mejorado con una función de "Sala privada" que garantiza la protección de datos durante la coedición en tiempo real. Private Room es un entorno seguro en el que cada símbolo introducido se cifra con un algoritmo de cifrado AES-256.

    El espacio de trabajo de ONLYOFFICE se ha mejorado con una función de

    Esta opción se activa a través de las aplicaciones de escritorio de ONLYOFFICE. Todos los documentos en los que trabaja en salas privadas se cifran automáticamente con claves AES-256 generadas aleatoriamente y se comparten con usuarios autorizados mediante cifrado asimétrico. Los archivos que se crean, almacenan y comparten en una sala privada nunca abandonan el directorio y no se pueden copiar, redistribuir o descifrar. El cifrado y descifrado de documentos se realiza estrictamente en la computadora del usuario, de un extremo a otro.

    Fórmulas y métodos de implementación

    Espacio de trabajo ONLYOFFICE está disponible en dos ediciones: Edición de la comunidad y Edición de Empresa. La versión comunitaria proporciona una gama completa de herramientas básicas para organizar y gestionar completamente el funcionamiento de un equipo pequeño. Si necesita funciones avanzadas en editores de documentos (comparación de documentos, controles de contenido, editores web móviles), soporte técnico profesional, acceso prioritario a mejoras de rendimiento y seguridad, elija la versión Enterprise. Los planes de precios de ONLYOFFICE Workspace Enterprise Edition se basan en la cantidad de usuarios y el nivel de asistencia técnica (básica, avanzada, premium). Los precios comienzan desde 1.650 € por servidor para la licencia de por vida. Hay varias opciones de instalación para implementar ONLYOFFICE Workspace en su propio servidor: paquetes precompilados, imagen de Docker, instalación con un clic en DigitalOcean y a través de AWS Marketplace. Si su organización no tiene su propia infraestructura de TI, puede iniciar ONLYOFFICE Workspace en modo SaaS con alojamiento confiable en la nube pública. No hace mucho, ONLYOFFICE Workspace estaba disponible en OVHcloud Marketplace. Este espacio de trabajo europeo completo, implementado en una instancia dedicada, alojado y respaldado en Francia, permite a los usuarios franceses mantener el control total y la confidencialidad de sus datos e intercambios.
    Artículo elaborado en colaboración con ONLYOFFICE

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