Cree reglas y filtros de correo electrónico en Microsoft Outlook

Guía para crear reglas y filtros para mover automáticamente correos electrónicos a carpetas específicas en Microsoft Outlook

Cualquiera que utilice Microsoft Outlook como cliente de correo electrónico puede organizar sus mensajes de e-move en diferentes carpetas según el tipo de correo, según el remitente o la fecha. Cuando recibes muchos Emails es importante organizarlos en diferentes carpetas pero es igualmente importante que esta distribución sea automática, para que siempre sepas en qué categoría buscar ciertos tipos de mensajes.

En esta guía te mostraremos cómo esto es posible crear filtros y reglas para automatizar la organización del correo entrante en carpetas específicas en Microsoft Outlook. El proceso descrito se aplica a todo tipo de reglas de correo electrónico en Outlook, para tener mucho más orden entre los correos electrónicos recibidos en el cliente.

LEER TAMBIÉN -> Guía básica para usar Microsoft Outlook y las funciones principales

Índice()

    Reglas y filtros de correo electrónico en Outlook

    En los siguientes capítulos veremos cómo configurar filtros de correo electrónico en el cliente Outlook para PC, incluido en la suite de pago de Microsoft Office. Si no tenemos Office en su computadora, le recomendamos que lea nuestra guía Cómo descargar Microsoft Office legalmente.

    Cómo crear filtros rápidos en Outlook

    La forma más rápida de crear filtros en Outlook para PC es abrir uno de los muchos mensajes que llegaron a la bandeja de entrada y hacer clic en el botón Reglas -> Crear regla.

    De esta forma obtendremos una ventana muy sencilla en la que seleccionar las condiciones (entre las que encontramos el remitente, la cuenta de destino y el asunto del mensaje como opciones seleccionables) y configurar un filtro colocando la marca de verificación en el elemento Mover el elemento a la carpetapresionando la tecla Seleccione la carpeta y seleccionando una de las carpetas ya presentes en Outlook.
    Para crear nuevas carpetas de mensajes para Outlook también podemos continuar durante la creación de la propia regla, seleccionando el elemento Seleccionar carpeta -> Nuevo en la ventana de creación de reglas). Al final de la modificación, haga clic en Aceptar para que la nueva regla sea efectiva.
    Para comprobar las reglas activas también podemos pulsar en el menú Reglas principales y finalmente abre el menú Reglas y advertencias.

    Cómo crear filtros avanzados en Outlook

    Si por el contrario queremos crear filtros avanzados con más condiciones en Outlook, lo único que tenemos que hacer es abrir el correo a filtrar, presionar el menú superior Filtros, presione Crear filtro y finalmente presione la tecla Opciones avanzadas.

    Se abrirá un asistente para crear reglas avanzadas; Para continuar, seleccionamos las condiciones a verificar (por ejemplo, palabras específicas, remitentes particulares, una marca en particular, una fuente RSS y otras condiciones), presione el botón Adelante, elegimos la acción a realizar entre las propuestas en la nueva pantalla (el clásico borrar, mover a una carpeta específica, asignar una categoría específica entre los presentes, configurar como ya leído sin reportar nada, reportar siempre como leído, iniciar reproducir un sonido, usar las diversas opciones de reenvío para grupos específicos de personas y mucho más) y finalmente presionar en final.

    Antes de presionar el botón final puede ser conveniente marcar las opciones Aplicar a mensajes ya presentes vamos activar regla; esto garantiza que los mensajes nuevos y los mensajes que ya han llegado en el pasado que coinciden con la regla se mueven a la carpeta correspondiente.

    Las reglas personalizadas creadas con este método también se pueden ver presionando en el menú Reglas principales y abriendo el menú Reglas y advertencias, para que pueda ver todas las reglas y filtros activados en el cliente.

    Una vez abierta esta ventana podremos comprobar los filtros activos, eliminar los que ya no queremos que se apliquen (seleccionando el filtro y presionando sobre Borrar), cambie la regla creada en el pasado sobre la marcha (seleccionando la regla y presionando en la parte superior de Cambiar la regla), copie las reglas y finalmente aplique las reglas que aún no están activas.
    En la misma ventana podemos gestionar las alertas de la aplicación abriendo la pestaña Gestión de alertas y en realidad usando los mismos botones que se ven para los filtros.

    Conclusiones

    Aplicar filtros en Outlook es muy sencillo, teniendo en cuenta que podemos crear filtros rápidos y crear filtros de nivel avanzado, quizás reservados para profesionales o técnicos capaces de utilizar Outook como expertos. Los filtros aplicados en el cliente único de Outlook, obviamente, no se pueden exportar a otros dispositivos, ya que están vinculados al cliente único.

    Para aplicar los filtros de forma global (es decir, en todos los dispositivos que tenemos) te aconsejamos actuar desde el portal de Outlook.com, como también se ve en la guía Cómo crear filtros de correo electrónico en Gmail, Outlook, Yahoo Mail y otros servicios de correo.
    Si por el contrario el problema es el spam, te recomendamos que leas nuestra guía Bloquear correos electrónicos no deseados, anuncios y mensajes no deseados.

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