Cómo usar la función de autocompletar en Excel

Puede ahorrar mucho tiempo trabajando en Excel utilizando la función de autocompletar.

Cuando trabajamos en Excel ya sabemos que perderemos mucho tiempo haciendo cosas repetitivas como insertar números, columnas, resultados y ecuaciones necesarias para completar la hoja de trabajo. Si somos principiantes con este poderoso programa, quizás aún no nos hemos familiarizado del todo con la compilación automática, que en muchos casos permite expandir ecuaciones y cálculos a filas o columnas enteras, aplicar una fórmula matemática a múltiples celdas e incluso a formatee el texto de una tabla con las mismas características que la elegida al principio.

Para ahorrar mucho tiempo y comenzar a usar la suite de Microsoft Office como un profesional, en esta guía le mostraremos cómo usar autocompletar en Excel, para que puedas acelerar la compilación de celdas y tablas evitando repetir tediosos pasos y dedicar el tiempo ahorrado a compilar otras hojas de cálculo de Excel o resolver problemas de cálculo.

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    Usar autocompletar en Excel

    En los siguientes capítulos, le mostraremos cómo utilizar mejor el autocompletado de Excel en algunos escenarios comunes que se pueden replicar fácilmente en la vida real; obviamente tendremos que adaptar las sugerencias a los datos que poseemos y al tipo de trabajo realizado en la hoja de cálculo, ya que los ejemplos mostrados son genéricos y solo sirven para comprender el potencial de la compilación automática en Excel.

    Ejemplos de autocompletar en Excel

    El primer ejemplo de compilación automática que podemos aplicar en Excel se puede obtener con días de la semana o meses del año. Para demostrarlo, todo lo que tenemos que hacer es escribir lunes o enero en cualquier celda de la hoja de cálculo y arrastre la esquina inferior derecha de la celda para recrear el calendario completo o los días de la semana.

    Obviamente, arrastrando los días y meses obtendremos una redundancia, útil para abarcar varias semanas o varios años diferentes y así insertar todos los datos necesarios para cubrir un período de tiempo superior a una sola semana o un solo año.

    Vinculado al ejemplo anterior está la sugerencia de recopilación que podemos recibir con las fechas: insertando una fecha precisa en cualquier celda y arrastrando podremos obtener (como fila o como columna) las fechas siguientes a la ingresada, teniendo en cuenta los meses y / o días que queramos insertar.

    De esta forma podremos crear calendarios completos para fijar citas y organizar los datos matemáticos a procesar, como también se ve en nuestra guía. Cómo crear un calendario en Excel.

    Con estos simples ejemplos eliminados, es hora de pasar a los ejemplos de compilación automática de cálculos y fórmulas matemáticas; si creamos por ejemplo una secuencia precisa de números con un valor constante, este valor se replicará en todas las celdas que expandiremos hacia abajo o hacia los lados.

    Ingresando dos números con una secuencia precisa en dos celdas y seleccionándolos, simplemente desplácese hacia abajo para replicar la secuencia; si esto no es posible (se realiza una copia simple) asegúrese de abrir el menú desplegable en la esquina inferior derecha de la selección y presione sobre el elemento Copiar solo formato.

    Si hemos entrado una fórmula en una columna de una tabla y queremos replicarla en todas las demás columnas, basta con seleccionar el resultado de una sola columna y arrastrar hacia la derecha, para replicar la fórmula o el cálculo matemático de forma sencilla.

    Este comportamiento también se puede extender a tablas, lo único que tenemos que hacer es arrastrar la esquina inferior derecha para obtener de inmediato nuevos datos, obtenidos de Excel utilizando los que ya habíamos creado (aunque los datos no sean precisos o no sean los que queríamos para insertar, podemos replicar rápidamente todas las fórmulas y cambiar solo los números).

    Excel también le permite utilizar la función de autocompletar para copiar el formato de un texto dentro de la tabla, para no tener que cambiar la fuente y el fondo en cada una de las celdas que ya hemos rellenado durante la elaboración del gráfico o de los datos que se van a insertar en la tabla.

    Una vez que haya elegido la fuente, el tamaño del texto y el color de fondo de la celda (todas las opciones disponibles en la parte superior de la pestaña Hogar), arrastre la esquina inferior derecha de la celda modificada hacia las otras celdas, presione la esquina inferior derecha y, en el menú desplegable, seleccione el elemento Copiar solo formato. Al hacerlo, todas las celdas seguirán el formato impreso, sin tener que cambiar todas las celdas una por una.

    Conclusiones

    Lo que te hemos mostrado son solo algunos de los trucos de autocompletar que puedes usar en Excel para simplificarte la vida y así obtener una hoja de cálculo precisa, limpia y profesional, ahorrándote mucho tiempo de inactividad para dedicarlo a otras hojas de cálculo u otros tipos de documentos. . En comparación con otros artículos similares esta vez no hemos incluido el capítulo dedicado a LibreOffice Calc (la contraparte gratuita de Excel) ya que la compilación automática funciona de manera completamente idéntica: siguiendo los pasos vistos arriba podremos compilar rápidamente las celdas también en Calc, para simplificar las tareas del hogar.

    Si tenemos que usar mucho Excel para el trabajo pero somos principiantes, le recomendamos que lea nuestras guías de inmediato. Cómo hacer una tabla en Excel es Cómo hacer cálculos en Excel, para disponer de inmediato de las herramientas necesarias para trabajar en cualquier hoja de cálculo. Si, por el contrario, no nos decidimos si utilizar Excel o Access para la recogida de datos que queremos realizar, te aconsejamos que sigas leyendo en nuestro artículo. ¿Access o Excel? ¿Qué diferencias y cuál es mejor?

    Siempre en el tema de Excel, podemos leer las guías. Cómo crear una factura con Excel, desde cero, sencillo y personalizado es Fórmulas de Excel para contar números y celdas (COUNT y SUM), para que pueda usarlo en cualquier oficina o como secretaria para una oficina más grande.

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    Manuel Fernández

    Aficionado a la tecnología y a la manera de arreglar los problemas diarios que nos plantea ;)

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