Cómo eliminar y borrar datos de Excel

¿No sabemos cómo eliminar y borrar datos de Excel de forma precisa y ordenada? Veamos qué comandos y trucos usar.

Los errores son frecuentes cuando escribimos en hojas de cálculo: los errores tipográficos, los espacios extra, los duplicados, los errores de fórmulas y las celdas vacías pueden resultar molestos a la hora de analizar o imprimir la hoja de cálculo que hemos creado cuidadosamente.

Existen varias herramientas para limpia tu hoja de cálculo de Microsoft Excelpara que podamos borrar y eliminar datos de Excel de manera limpia y ordenada, obteniendo como resultado un hoja de cálculo profesional.

1) Elimina espacios innecesarios

La mejor manera de eliminar espacios innecesarios al publicar datos o texto de una celda a otra es usar el comando REEMPLAZARque se puede utilizar en la celda final en la que copiar los datos con una fórmula similar a la siguiente:

=SOSTITUISCI(Coordinate-cella; "Vecchio testo"; "Nuovo testo")

escribamos ahora mismo =REEMPLAZAR en la celda y presione la tecla TAB para completarlo automáticamente; ahora solo nos queda indicar la celda inicial, indicar el texto antiguo y el texto nuevo, para así copiarlo eliminando los espacios innecesarios.

Alternativamente podemos usar la función Encontrar y reemplazar para reemplazar rápidamente espacios innecesarios en textos de celda. Se puede acceder a esta función presionando la parte superior del menú. Hogarhaciendo clic en la parte superior derecha Buscar y seleccionar y presionando hacia arriba Reemplazar; ahora solo queda insertar los espacios dobles o triples (en el campo encuentra) y reemplazarlos con un solo espacio (en el campo Reemplazar con), presionando primero encontrar a todos y, si está satisfecho, seguir adelante Reemplazar todo para eliminar todos los espacios innecesarios.

2) Eliminar celdas, filas y columnas vacías

No hay nada peor que un documento lleno de celdas, filas y columnas vacías, lo que le da al documento el aspecto de un "queso lleno de agujeros" muy poco profesional.

Para eliminar inmediatamente todas las celdas vacías de la hoja de cálculo, vayamos al menú nuevamente. Hogarhaz clic en la parte superior derecha en Buscar y seleccionaresta vez seguimos adelante Ir a formato especialsaquemos la voz Celdas vacías para resaltar todas las celdas y filas en blanco del documento.

Ahora todo lo que tenemos que hacer es presionar hacia arriba sobre el elemento. Borrar (siempre en el menú Hogar) y presione Eliminar celdas, Eliminar columnas de hoja o Eliminar filas de hoja.

3) Corregir y eliminar mayúsculas y minúsculas

Con Excel podemos convertir rápidamente textos a mayúsculas y minúsculas mediante comandos sencillos CAMBIO Y CORTE INFERIOR. Los comandos a dar dentro de la celda son los siguientes:

=MAIUSC(Cella)
=MINUSC(Cella)

Después de escribir la parte inicial del comando, presione TAB para completarlo, luego presione en la celda que contiene el texto a convertir, cierre el corchete y confirmamos la copia del texto en formato mayúscula o minúscula (dependiendo del tipo de texto inicial).

El comando es compatible con series de celdas (A1:A2:A3 etc.), para que puedas convertir numerosas celdas que necesitan ser corregidas.

4) Encuentra y elimina duplicados

Otro elemento que afea las hojas de cálculo son los duplicados, que muchas veces imposibilitan la obtención de tablas o gráficos precisos (hay dos elementos o datos idénticos que se superponen).

Para eliminar duplicados rápidamente, seleccione todas las celdas que contienen los duplicados (también está bien seleccionar toda la hoja o área donde hay datos), presione en la parte superior Datos y haga clic en el botón Eliminar duplicados en la sección Herramientas de datos; en la nueva ventana confirmamos las columnas y filas a examinar y pulsamos DE ACUERDO.

En duplicados de Excel podemos leer nuestra guía sobre Funciones de Excel más útiles para filtrar datos y ver gráficos.

5) Resaltar y eliminar errores

Los errores son muy frecuentes en Excel, ya que está formado por datos y cálculos matemáticos que en ocasiones son muy complejos. En una hoja de cálculo muy grande, los errores a menudo no son visibles y por tanto es imposible corregirlos o eliminarlos adecuadamente.

Para resaltar todos los errores en una hoja de cálculo, haga clic en el triángulo al principio de la hoja de cálculo (en la esquina superior izquierda de la celda A1), vayamos a la parte superior del menú. Hogarseguimos adelante Formato condicional (en la sección Estilos) y presione Nueva regla de formato.

En la nueva ventana hacemos clic en el elemento. Formatee solo las celdas que contienenpresione en la parte inferior del menú desplegable Formatear celdas solo conconfiguramos como voz Errorespulsamos el botón Formatoentremos en la pestaña Rellenoelija un color claramente visible (como amarillo o naranja), presione DE ACUERDO y finalmente arriba DE ACUERDO.

Todos los errores de la página ahora se colorearán con el color elegido, para que las fórmulas incorrectas puedan eliminarse o corregirse.

Para más información podemos leer nuestro artículo sobre cómo corregir los errores #NUM, #VALUE y #DIV/0 en Excel.

Conclusiones

Con estos sencillos trucos de Excel Podemos eliminar y borrar datos de hojas de cálculo con una simplicidad sorprendente.convirtiéndose inmediatamente en grandes expertos en la gestión de fichas con numerosos datos para analizar o rellenar.

Siempre sobre el tema de Excel podemos leer nuestras guías sobre cómo extraer datos de una imagen en Excel vamos Cómo combinar varias hojas de Excel en una..

Índice
  1. 1) Elimina espacios innecesarios
  2. 2) Eliminar celdas, filas y columnas vacías
  3. 3) Corregir y eliminar mayúsculas y minúsculas
  4. 4) Encuentra y elimina duplicados
  5. 5) Resaltar y eliminar errores
    1. Conclusiones

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