¿Tenemos muchos correos electrónicos duplicados en Outlook? Veamos cómo resaltarlos y eliminarlos rápidamente desde el cliente de Microsoft.
Los correos electrónicos duplicados pueden causar problemas a quienes utilizan el cliente Outlook en el trabajo: tendremos que dedicar el doble de tiempo a leer todos los mensajes, ralentizando nuestra productividad y haciendo la operación tediosa. A esto se suma que los correos electrónicos duplicados reducen el espacio de almacenamiento en tu bandeja de entrada.
sí pueden eliminar correos electrónicos duplicados en Microsoft Outlookutilizando las herramientas que nos proporciona el mismo programa, para tenerlo siempre a mano cuando trabajamos y utilizamos Outlook para leer todas las cuentas de correo asociadas.
1) Utilice una carpeta limpia
La primera función que podemos utilizar para eliminar correos electrónicos duplicados en Outlook es Limpiar carpeta. Para continuar, abra Outlook, vaya a la cuenta que desea limpiar y abra la categoría de correos electrónicos que desea limpiar (por ejemplo Archivo o Correo entrante).
Una vez abierta la categoría de correo electrónico, presione el ícono de la papelera en la parte superior para mostrar las tres opciones de limpieza:
- Limpiar la conversación
- Limpiar carpeta
- Limpiar carpeta y subcarpetas
Con el primer elemento eliminaremos los correos electrónicos duplicados presentes en la conversación posiblemente seleccionada; usando la segunda voz eliminaremos los correos electrónicos duplicados de toda la carpeta (es decir, de toda la categoría indicada), mientras que con el tercer elemento también limpiaremos las subcarpetas presentes dentro de la categoría de correo electrónico.
2) Evite importar duplicados
Otro método eficaz para eliminar correos electrónicos duplicados en Outlook consiste en no importarlos en absoluto, especialmente si añadimos con frecuencia nuevas cuentas de correo electrónico al cliente de Microsoft (los duplicados suelen permanecer ahí esperando a ser eliminados durante años).
Para evitar la importación de duplicados, abra Outlook y presione el menú superior Archivoabrimos el menú Abrir y exportarhaga clic en el botón Importación y exportaciónelegimos la fuente desde la que importar todos los mensajes de correo electrónico (básicamente usamos Importar datos de otros programas o archivosluego presionando hora del Pacífico), seleccione el archivo desde el cual importar mensajes y asegúrese de marcar el elemento No importar duplicadoseliminando el problema de los correos electrónicos duplicados desde la raíz.
Para más información podemos leer la guía anterior. cómo configurar Outlook con una o más cuentas de correo electrónico.
3) Ordenar duplicados manualmente
Para ver inmediatamente todos los correos electrónicos duplicados en Outlook y eliminarlos de forma masiva, podemos actuar abriendo nuevamente el cliente de correo electrónico, presionando el menú en la parte superior Vistaseleccionando Cambio Vista y haciendo clic en Avance.
Después de abrir la vista previa, presione en la columna Dimensiones e identificamos el correos electrónicos que tienen el mismo tamaño (probablemente los mismos), borrándolos de uno en uno o por bloques (seleccionando los que sobran).
4) Ordenar duplicados automáticamente
Otro truco para eliminar correos electrónicos duplicados en Outlook es utilizar Visualización avanzadapersonalizando la vista para mostrar rápidamente duplicados.
Para continuar, volvamos al menú. Vistaseguimos adelante Vista actualhacemos clic en Ver configuracionesseleccionamos Orden y configuramos todas las entradas de la siguiente manera:
- Nombre del destinatario -> Ascendente
- Desde -> Ascendente
- Recibido -> Descendente
- Adjunto -> Descendente
Confirmamos presionando OK para aplicar inmediatamente la clasificación automática y mostrar claramente los duplicados incluso entre cientos de correos electrónicos recibidos o enviados.
Conclusiones
Microsoft Outlook tiene todas las herramientas para eliminar correos electrónicos duplicados, sin tener que utilizar software o sitios de terceros (a menudo diseñados sólo para recopilar datos personales o espiar a los usuarios). Si notamos demasiados correos electrónicos duplicados, es hora de actuar, eligiendo el mejor método entre los propuestos anteriormente (todos probados en la última versión de Outlook).
Para obtener más información, podemos leer nuestras guías en cómo utilizar Outlook.com con la dirección de Gmail vamos cómo usar Microsoft Outlook en varias computadoras con correos electrónicos sincronizados.
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