Cómo crear grupos y listas de distribución en Gmail y Grupos de Google

¿Queremos crear un grupo de trabajo o estudio para enviar correos electrónicos colaborativos? Veamos cómo hacerlo en Google Workspace.

Espacio de trabajo de Google (anteriormente también conocido como G Suite) ofrece varias herramientas para trabajar en el trabajo inteligente o para estudiar desde casa a través de DAD. Entre los servicios menos conocidos de la suite también encontramos grupos de Google, que le permite aprovechar el correo electrónico colaborativo para enviar un mensaje de correo electrónico a todo el grupo, como una lista de correo.

Al crear un correo electrónico colaborativo tendremos un buzón donde todos los miembros podrán recibir el mismo correo electrónico y, al mismo tiempo, usarlo en nombre del grupo para responder a los destinatarios (quienes verán la dirección del grupo y no la dirección personal) . Obviamente, como administradores de grupo también podemos elegir los poderes de los que pueden beneficiarse los miembros, para evitar que el correo electrónico colaborativo se utilice de forma inadecuada.

En la siguiente guía te mostraremos en detalle cómo crear grupos y listas de distribución en Gmail y Grupos de Google, por lo que puedes enviar un solo correo electrónico a un grupo de personas sin tener que ingresarlas manualmente en el campo de destinatario de Gmail, recordando así directamente el grupo que hemos elegido crear en el momento del envío.

Índice

    Crea un grupo para correos electrónicos

    Para crear el grupo de correos electrónicos colaborativos, primero necesitaremos abrir la página de grupos de Google, asegurándonos de que estamos usando una cuenta de Google válida. Si no tenemos una cuenta de Google, podemos usar la misma cuenta que nuestro teléfono Android o crear una nueva desde página dedicada.

    Después de obtener acceso a Grupos de Google, presione la parte superior izquierda en Crea un grupo, inserte el nombre del grupo, cree el correo electrónico del grupo desde cero (que tendrá @ googlegroups.com), inserte una descripción de su elección y haga clic en Vamos.

    En la siguiente pantalla, como administradores de grupo, tendremos que elegir qué permisos habilitar, para que podamos decidir de forma autónoma quién puede buscar el grupo, quién puede unirse al grupo, quién puede ver las conversaciones, quién puede publicar y finalmente quién puede ver los miembros registrados.

    Desde aquí podemos hacer una primera subdivisión entre los distintos miembros, dejando los permisos más delicados solo a los propietarios del grupo o como máximo a los administradores del grupo (es decir, los moderadores).

    Una vez finalizada la gestión de permisos, hacemos clic en Vamos, para que podamos llevarte a la pantalla donde puedes ingresar los correos electrónicos de colaboradores, estudiantes o compañeros de trabajo para agregar al grupo. Elegimos a quién incluir entre los miembros del grupo, entre los gestores del grupo y los propietarios (tendrán los mismos poderes que nosotros), elegimos un mensaje de bienvenida y finalmente pulsamos Crea un grupo para crear el nuevo grupo.

    Una vez creado el grupo, selecciónelo, presione en la parte inferior izquierda en Configuración de grupo, abrimos el menú Opciones de correo electrónico y elija un prefijo para reconocer los correos electrónicos del grupo, así como seleccionar el idioma italiano.

    Cómo enviar o reenviar un correo electrónico al grupo

    Después de preparar el grupo podemos usarlo como lista de correo, por lo que puede enviar un solo correo electrónico a todos los participantes sin tener que ingresar manualmente las direcciones de correo electrónico de cada uno.

    Para continuar con el envío de un nuevo correo electrónico abrimos el Sitio de Gmail en nuestro equipo, si es necesario nos registramos con la misma cuenta con la que creamos el grupo (pero en papel también podemos usar otra dirección de Gmail no asociada al grupo), presionamos arriba a la izquierda en escribir está en el campo A, ingresamos directamente la dirección de correo electrónico del grupo (con el dominio @ googlegroups.com).

    Completamos el resto del correo electrónico como de costumbre y presionamos Enviar. El correo electrónico se enviará a todos los participantes del grupo, quienes podrán leerlo directamente desde la cuenta de Gmail asociada al grupo.

    De forma similar podemos reenviar un correo electrónico que ya hemos recibido y que queremos reenviar rápidamente a compañeros de trabajo, colaboradores o alumnos del curso. Para continuar, abra el correo electrónico que se reenviará en Gmail, presione los tres puntos en la parte superior derecha del correo electrónico, seleccione el elemento Hacia adelante está en el campo A, inserte la dirección de correo electrónico del grupo, complete el correo electrónico con el cuerpo del mensaje y presione Enviar para confirmar.

    Los correos electrónicos recibidos como grupo también incluirán notas a pie de página para reconocer el grupo al que pertenecen, además de presentar en el asunto cualquier frase elegida en las opciones del Grupo Google; podemos personalizar la presencia de las notas o del asunto en cualquier momento, para evitar que el correo electrónico sea percibido como importante por el grupo e ignorado.

    Conclusiones

    Aunque Google Groups nació como un entorno dedicado para compartir y chatear entre usuarios de Google Workspace, se presta muy bien como generador de listas de correo corporativas o colaborativas, ya que cada grupo puede ser reconocido a través de una dirección de correo electrónico dedicada y cada participante puede recibir el correo electrónico del líder o gerente del grupo, quien así puede evitar tener que ingresar manualmente todas las direcciones.

    La lista de correo a través de Grupos de Google también es más segura y conveniente en comparación con el campo CC (o Carbon Copy), CCN (Hidden Carbon Copy) con otras formas de envío de correos electrónicos, ya que podemos crear muy bien un grupo privado donde nadie ve los correos electrónicos de los demás y los miembros presentes, para que podamos enviar correos electrónicos a todos sin tener que mostrar nuestra dirección de correo electrónico o la dirección de los otros miembros del grupo.

    Si nos preocupan especialmente los correos electrónicos colaborativos o enviamos correos electrónicos a muchas personas con frecuencia, también puede ser útil saber cómo enviar correo electrónico a un grupo de contactos y como usar el combinación de correspondencia en Gmail para enviar correos electrónicos personalizados a varios contactos.

    En otro artículo, la guía para Programe el envío de correos electrónicos en Gmail en una fecha futura, especialmente útil si queremos programar el envío de una lista de correo.

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